Variablen in Rechnungsvorlagen einsetzen

Die Templatesprache funktioniert standardmässig mit Platzhaltern in geschweiften Klammern.

Beim Generieren der Rechnung ersetzt die Software diese Variablen automatisch mit den passenden Daten.

Damit das Befüllen der Rechnungsvorlage effizient ablaufen kann, kann man innerhalb des Programms über die Einstellungen auf der Rechnungsseite die Schlüsselwörter zu den Feldern sichtbar machen. Ein Klick auf das Schlüsselwort führt dazu, dass das Wort mit der korrekten Platzhalterformatierung in die Zwischenablage kopiert wird, so dass man es von da aus in der Word-Vorlage gleich einfügen kann:

Datumsformat richtig darstellen (fdate)

Mit Hilfe der Funktion fdate() lässt sich das Datum mit führenden Nullen darstellen:

Beispiel:

{fdate(rdatum)} für 13.6.2026 wird zu 13.06.2026

Internationale Datumsformate

Die Funktion unterstützt auch lokalisierte Datumsformate.

Beispiel:

{fdate(rdatum, 'de-DE')}    // 13.06.2026
{fdate(rdatum, 'fr-FR')}    // 13/06/2026

Dadurch passt sich die Darstellung automatisch an landesspezifische Konventionen an.

Geldbeträge korrekt formatieren (fnum)

Geldbeträge können mit der Funktion fnum() dargestellt werden, durch die Tausendertrenner und Dezimalstellen für Cent-Beträge korrekt formatiert werden.

Beispiel:

{fnum(totalbrutto)} €

Das Ergebnis wird automatisch korrekt formatiert:

1.250,00 €

Auch hier lässt sich optional ein Locale-Code verwenden, um die Beträge an länderspezifische Darstellungsweisen anzupassen.

{fnum(totalbrutto, 'de-DE')}
{fnum(totalbrutto, 'en-US')}

Damit ändern sich automatisch:

• Dezimaltrennzeichen
• Tausendertrennzeichen

Rechnungspositionen automatisch erzeugen

Listen, insbesondere für Rechnungspositionen und für Abschläge, können dynamisch erzeugt

Im Template wird dafür eine Schleife verwendet:

{FOR p in positions}

{$p.anr}
{$p.aname}
{$p.amenge}
{fnum($p.anetto)} €
{fnum($p.asum)} €

{END-FOR p}

Dadurch werden alle Rechnungspositionen automatisch eingefügt. Wird der innere Teil der Schleife in einer Tabellenzeile benutzt, so wird diese Tabellenzeile automatisch wiederholt.

Und so sieht die Schleife für Abschläge aus.

{FOR a in abschlaege}

{$a.abgrund}: {fnum($a.abbetrag)} €

{END-FOR a}

Dadurch erscheinen diese Informationen nur dann auf der Rechnung, wenn sie tatsächlich vorhanden sind.

Eigene Logik mit JavaScript im Template

Innerhalb der Rechnungsvorlagen kann klassisches Javascript benutzt werden, um komplexere oder speziellere Anforderungen zu erfüllen. Da leider die geschweiften Klammern der Standardeinstellungen mit den geschweiften Klammern im Javascript-Kollidieren, ist daher zu empfehlen, dass zuerst die Markierungszeichen für die Platzhalter in RechnungFertig umgestellt werden. Das geht in den Einstellungen

Danach können zum Beispiel Javascript-Funktionen definiert werden:

+++! days = (a,b) =>{
const p=s=>{let[d,m,y]=s.split('.');return new Date(y,m-1,d, 0, 0, 0)};
return Math.ceil((p(b)-p(a))/86400000)
} ;---

Tage bis Fälligkeit: +++days(bt2,bt9)---

In der gerenderten Rechnung wird der Javascript-Code nicht angezeigt, aber die Funktionen können genutzt werden, um, wie oben gezeigt, die Differenz in Tagen zwischen zwei Datumsangaben zu berechnen. Im gerenderten Template erscheint dann zum Beispiel:

Tage bis Fälligkeit: 30

Dieses Code-Beispiel zeigt auch, dass das Datum in bt2 und bt9 bereits als gerenderter String in den Rechnungsvorlagen vorliegt in der Form D.M.YYYY und deshalb im Template erneut geparst und in ein Date-Objekt umgewandelt werden muss. Das liegt daran, dass ohne die Vorumwandlung des Datums-Objekt vor dem Rendervorgang weniger technisch versierte Nutzer sich standardmässig um die Konvertierung des Datums in ein String-Objekt kümmern müssten.

Nebenberuflich selbstständig zu sein, ist ein einfacher und vergleichsweise sicherer Weg, um Ideen und neue Arbeitsformen zu testen, ohne sich gleich verbindlich darauf festlegen zu müssen. Und das beste ist: In Deutschland ist das relativ unkompliziert möglich – wenn du strukturiert vorgehst.

1. Bevor du startest: Das solltest du klären

Arbeitsvertrag prüfen

Bevor du irgendetwas anmeldest:

• Gibt es eine Nebentätigkeitsklausel?
• Ist eine Genehmigung erforderlich?
• Besteht ein Wettbewerbsverbot?

In der Regel musst du deinen Arbeitgeber informieren. Verboten werden darf die Nebentätigkeit nur, wenn:

• sie in Konkurrenz steht
• deine Leistungsfähigkeit leidet
• gesetzliche Arbeitszeiten überschritten werden

Tipp: Informiere deinen Arbeitgeber schriftlich darüber, dass Du Dich nebenberuflich selbstständig machen willst – selbst wenn keine Genehmigungspflicht besteht

Ist deine Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich?

Das entscheidet über die Anmeldung:

Freiberuflich (z.B. Berater, Entwickler, Designer, Texter):
→ Keine Gewerbeanmeldung nötig
→ Direkt Anmeldung beim Finanzamt

Gewerblich (z.B. Handel, E-Commerce, Agentur, Handwerk):
→ Anmeldung beim Gewerbeamt erforderlich
→ Gewerbeamt informiert automatisch Finanzamt, IHK/HWK

Im Zweifel hilft ein kurzer Anruf beim Finanzamt oder der IHK.

Kleinunternehmer-Regelung prüfen (§19 UStG)

Als Nebenberufler ist die Kleinunternehmerregelung oft sinnvoll, um die Selbständigkeit anzutesten.

Voraussetzungen:

• Umsatz im Gründungsjahr voraussichtlich unter 25.000 €
• Im Folgejahr unter 100.000 €

Vorteile:

• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
• Weniger Bürokratie
• Keine monatlichen USt-Voranmeldungen

Nachteil:

• Kein Vorsteuerabzug

Für viele Nebenprojekte ist das der ideale Einstieg.

2. Vorbereitung: Was du vor der Anmeldung erledigen kannst

Name, Domain und E-Mail sichern

Wenn du nicht nur unter deinem eigenen Namen auftreten willst:

• Prüfe, ob der Name frei ist
• Sichere dir die passende Domain
• Richte eine professionelle E-Mail ein

Das kannst du alles vor der offiziellen Anmeldung machen.

Geschäftskonto (empfohlen)

Pflicht ist es nicht, aber dringend empfehlenswert:

• Saubere Trennung von privat und geschäftlich
• Einfachere Buchhaltung
• Professioneller Auftritt

Eröffnen kannst du es meist direkt nach der Gewerbeanmeldung.

3. Offiziell starten: Anmeldung & Behörden

Gewerbe anmelden (falls gewerblich)

Beim zuständigen Gewerbeamt deiner Stadt.

Kosten: ca. 20–60 €

Du brauchst:

• Personalausweis
• Beschreibung deiner Tätigkeit

Nach der Anmeldung informiert das Gewerbeamt automatisch:

• Finanzamt
• IHK / HWK
• Berufsgenossenschaft

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Nach der Gewerbeanmeldung erhältst du Post vom Finanzamt – oder du gehst direkt über ELSTER.

Dort gibst du an:

• Ob du Kleinunternehmer bist
• Geschätzten Umsatz & Gewinn
• Bankverbindung
• Tätigkeitsbeschreibung

Danach erhältst du deine Steuernummer für die Selbstständigkeit.

Krankenversicherung informieren

Als Angestellter bleibst du normal versichert.

Aber:

• Nebeneinkünfte müssen gemeldet werden
• Deine Selbstständigkeit darf nicht „hauptberuflich“ werden

Faustregel:

• Unter 20 Stunden pro Woche
• Einkommen deutlich unter deinem Angestelltengehalt

Rentenversicherung prüfen

Bestimmte Tätigkeiten sind rentenversicherungspflichtig (z.B. Lehrer, Coaches mit nur einem Auftraggeber).

Im Zweifel Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen.

4. Geschäftsbetrieb sauber aufsetzen

Rechnungen korrekt schreiben

Als Kleinunternehmer muss auf deiner Rechnung stehen:

• Dein Name & Anschrift
• Kundenanschrift
• Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung
• Leistungsdatum
• Steuernummer
• Hinweis:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Im B2B- und B2G-Bereich wird die E-Rechnung zur Pflicht. Mehr Informationen zur Rechnungsausstellung für Kleinunternehmer finden sich hier und zu den Anforderungen im B2B- und B2G-Bereich hier.

Buchhaltung organisieren

Als nebenberuflicher Kleinunternehmer reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Du musst:

• Einnahmen dokumentieren
• Ausgaben sammeln
• Belege 10 Jahre aufbewahren

Website rechtssicher machen

Auch wenn Du Dich „nur“ nebenberuflich selbstständig machst, benötigst Du bestimmte Pflichtangaben auf der Webseite:

• Impressum
• Datenschutzerklärung
• Cookie-Banner (bei Tracking)
• ggf. AGB

5. Jahresende: Steuerpflichten

Du musst einreichen:

• Einkommensteuererklärung
• Anlage G (bei Gewerbe)
• Anlage EÜR
• ggf. Umsatzsteuererklärung

Gewerbesteuer fällt erst ab 24.500 € Gewinn an.

Der typische Ablauf in der Praxis

Für Angestellte sieht ein realistischer Start oft so aus:

1. Arbeitgeber informieren
2. Kleinunternehmer-Regelung wählen
3. Geschäftskonto eröffnen
4. Gewerbe anmelden
5. Steuerliche Erfassung erledigen
6. Krankenversicherung informieren
7. Website & Rechnungsstruktur aufsetzen

Jetzt kannst Du nebenberuflich selbstständig durchstarten und Kunden gewinnen

Fazit: Nebenberuflich selbstständig zu starten ist einfacher als gedacht

Als Angestellter hast du einen großen Vorteil:

Du trägst kein existenzielles Risiko.

Genau deshalb ist die nebenberufliche Selbstständigkeit der ideale Weg, um:

• eine Idee zu testen
• finanzielle Freiheit aufzubauen
• langfristig unabhängiger zu werden

Mit einer klaren Struktur ist der bürokratische Teil gut beherrschbar.

Für die unmittelbar nächsten Schritte hier schonmal ein kleiner Überblick über die nächsten kleinen und großen Schritte. Rückmeldungen, Meinungen und weitere Ideen bitte immer gerne an martin.pyka@rechnungfertig.de

Updates erleichtern

Ich habe ja bislang bewußt auf Installer verzichtet und alles als „fertiges Paket“ in Form einer ZIP-Datei bereit gestellt. Nun ist es aber so, dass wenn die Datenbank, Templates und fertigen Rechnungen auch alle in dem gleichen Ordner liegen, wie das Programm selbst, dass dann der Update-Prozess auf eine neue Version unnötig mühselig ist. Insofern plane ich hier zwei Verbesserungen:

• Update-Button, über den sich die Daten aus der vorherigen Version leicht in die nächste übernehmen lassen. Dadurch reicht dann ein Button-Klick, um alle relevanten Daten in den neuen Ordner zu ziehen. Man muss nichts mehr händisch machen
• Konfigurierbare Pfade für Datenbank, Templates und Rechnungen: das ist ein vielfacher Wunsch, den ich vernommen habe und dem ich gerne nachkomme. Alle userbezogenen Daten liegen an vom User gewählten Orten zentral. Alle neuen Versionen von RechnungFertig können auf die gleichen Orte zugreifen und man muss nichts mehr rüberkopieren

Rechnungsdatei-Verwaltung

Ein anderes Thema, das immer wieder genannt wurde ist die Frage: was passiert mit den erstellten ZUGFeRD-Rechnungen? Aktuell werden sie im output-Ordner abgelegt und zum Download angeboten. Zukünftig soll sowohl der Ausgabeordner konfigurierbar sein (siehe „Updates erleichtern“) als auch der Zielordner für den „Download“. Hier prüfe ich auch die Option, ob sich zuverlässig mit Hilfe des Standardemailprogramms eine Email mit automatischem Dateianhang erstellen lässt.

Templating verbessern

Der Wunsch, das Datumsformat und Tausendertrenner kontrollieren zu können, führte mich zu der Erkenntnis, dass sich auf Grund der geschweiften Klammern {} für Platzhalter sich aktuell Javascript-Code nicht so gut im Template verbauen lässt. Daher sind für die nächste Version folgende Ergänzungen geplant:

• für Standardwünsche, wie Datumsformat, Tausendertrenner etc. wird es vorgefertige Funktionen geben, die RechnungFertig direkt bereithält
• der User kann die Platzhalter-Delimiter von {} in etwas anders umkonfigurieren, so dass danach die geschweiften Klammern auch für Javascript-Code innerhalb des Templates genutzt werden können
• Custom-Felder bekommen ein Textfeld, um auch mit Zeilenumbrüchen arbeiten zu können
• Im Zuge dieser Arbeiten werden die Word-Templates um ein paar optische Fehler korrigiert

Import/Export für alles

Rechnungsdaten können jetzt schon exportiert werden. In der nächsten Version wird man auch Kunden- und Artikeldaten als CSV importieren und exportieren können. Man kommt zwar schon jetzt über die SQLite-Datenbank gut an alles dran, aber dieser Zugang ist eher für technisch orientierte User geeignet. Über den CSV-Import/Export können auch weniger technisch orientierte Nutzer ihre Daten nach RechnungFertig bringen bzw. aus RechnungFertig herausholen, wenn Sie zum Beispiel irgendwann auf eine andere Software umsteigen möchten.

Mehr Felder

Die Aufschlüsselung der Kontaktinformationen für Kunden ist noch nicht ganz so ausführlich, wie man es vielleicht von anderen Programmen gewohnt ist. Hier wird es weitere Optionen geben. Aktuell evaluiere ich, wie sich die UI dafür so gestalten lässt, dass sie ihre Leichtgewichtigkeit möglichst behält.

Themen für 1.6

• Ein wiederkehrender Wunsch ist, Rechnungen mit Zuständen zu versehen, so dass sich deren Bezahlung leichter tracken lässt.
• Innergemeinschaftliche Steuerumkehrung für Waren und Güter (klassisches Reverse Charge ist ja jetzt schon drin)
• Positionsbezogener Steuerwert: aktuell wird ja ein Steuersatz auf alles angewendet, was für die Hauptzielgruppe dieser Software auch ausreicht. Hiermit soll die Option geschaffen werden, unterschiedliche Steuersätze für unterschiedliche Artikel angeben zu können
• Verbesserte Vorabvalidierung: aktuell hat RechnungFertig einen eigenen Sanity-Check. Hier ist der Plan, eine klassische Schemata-Validierung, wie sie auch von den öffentlichen Validatoren genutzt wird, zu integrieren, um umfassende Checks zu ermöglichen.
• Linux und MacOS-Versionen
• RechnungFertig als Webserver
• API für Automatisierung