B2G – RechnungFertig.de https://rechnungfertig.de Rechnungsprogramm für Einzelunternehmer, ohne Abo und Cloud Fri, 16 Jan 2026 22:37:03 +0000 de hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.9.1 https://rechnungfertig.de/wp-content/uploads/2025/09/cropped-favicon-32x32.png B2G – RechnungFertig.de https://rechnungfertig.de 32 32 248831510 E-Rechnung 2026: Pflichten für Selbständige kennen https://rechnungfertig.de/2026/01/16/dies-ist-ein-testbeitrag/ https://rechnungfertig.de/2026/01/16/dies-ist-ein-testbeitrag/#respond Fri, 16 Jan 2026 18:09:30 +0000 https://rechnungfertig.de/?p=289 2026 ist für viele Selbständige das Jahr, in dem die E-Rechnung vom „Thema für später“ zur ganz normalen Alltagspost wird. Der Knackpunkt: Seit 01.01.2025 gilt umsatzsteuerlich eine neue Logik – eine „E-Rechnung“ ist nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Ein „normales PDF per Mail“ ist damit keine E-Rechnung mehr, sondern läuft als sonstige Rechnung. Das ist 2026 deshalb so relevant, weil immer mehr Geschäftspartner (und deren Buchhaltungssysteme) ab dann konsequent strukturierte Formate verlangen – auch wenn du selbst möglicherweise noch Übergangsregeln nutzen darfst.

Was du 2026 auf jeden Fall spüren wirst: Empfangen können ist seit 2025 Pflicht – für alle inländischen Unternehmer, also auch für Kleinunternehmer, Solo-Selbständige und Freiberufler. Rein formal reicht dafür zwar ein E-Mail-Postfach, praktisch musst du aber mit dem Inhalt umgehen können: XML-Dateien lesen, prüfen, korrekt ablegen und an die Buchhaltung/den Steuerberater übergeben. Wenn du hier 2026 nicht nachziehst, entstehen schnell Reibungsverluste (Rückfragen, fehlende Pflichtangaben, unklare Ablage) – selbst dann, wenn du selbst noch PDFs verschickst.

Beim Versenden ist 2026 oft noch ein Übergangsjahr: Viele dürfen im B2B-Umfeld je nach Konstellation weiterhin „sonstige Rechnungen“ (PDF/Papier) nutzen – teils an Bedingungen geknüpft, etwa an die Zustimmung des Empfängers. Aber genau hier lauert der Praxis-Fallstrick: Große Kunden, Konzerne und öffentliche Auftraggeber stellen ihre Prozesse um und akzeptieren zunehmend nur noch strukturierte Rechnungen oder verarbeiten sie bevorzugt. Heißt für dich: Auch wenn du rechtlich vielleicht noch „dürftest“, kann es 2026 schon geschäftlich unklug sein, bei reinen PDF-Rechnungen zu bleiben – weil du sonst im schlimmsten Moment (wenn ein wichtiger Kunde umstellt) hektisch nachrüsten musst.

Technisch sind 2026 vor allem drei Begriffe wichtig: XRechnung, ZUGFeRD 2.x (z. B. 2.2) und „hybride PDFs“. XRechnung ist ein reines XML-Format (basierend auf EN 16931) und besonders im B2G-Bereich Standard, schwappt aber in B2B immer stärker rüber; deine Software sollte mindestens die gängigen aktuellen XRechnung-Versionen sauber unterstützen. ZUGFeRD ist für viele Kleine der pragmatische Einstieg: PDF/A-3 + eingebettete XML-Daten – Menschen können das PDF lesen, Systeme verarbeiten die XML. Wichtig ist dabei: Nicht jedes ZUGFeRD-Profil ist „voll EN-16931“; in der Praxis gelten bestimmte Profile (z. B. MINIMUM/BASIC-WL) als nicht ausreichend für eine „vollwertige“ E-Rechnung. Und: Bei hybriden Formaten zählt steuerlich und technisch zunehmend der strukturierte Teil – das PDF ist eher Anzeige, die XML ist die Wahrheit. Abweichungen zwischen PDF und XML können unnötige Risiken und Rückfragen auslösen.

Was solltest du jetzt (2026) konkret tun – und was kann warten? Jetzt solltest du (1) einen festen Eingangskanal definieren (z. B. rechnung@…), (2) sicherstellen, dass du XRechnung/ZUGFeRD anzeigen und idealerweise validieren kannst (Viewer/Validator oder direkt im Buchhaltungstool), und (3) die Archivierung GoBD-tauglich aufsetzen – inklusive der strukturierten Datei (XML), nicht nur „PDF abheften“. Planen solltest du 2026 außerdem die Umstellung deiner Ausgangsrechnungen auf mindestens ein E-Rechnungsformat (oft ZUGFeRD als Standard + XRechnung für Kunden/Portale, die es verlangen) und deine Stammdaten disziplinieren (Adresse, USt-ID, Leistungsdatum, Steuersätze etc.), weil Validatoren Fehler gnadenlos sichtbar machen. Im Blick behalten solltest Du – je nach Geschäftsmodell – das große EU-Thema ViDA: Die EU-weiten Digital-Reporting-Pflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze kommen erst später (ab 2030).

Weiterführende Quellen

]]> https://rechnungfertig.de/2026/01/16/dies-ist-ein-testbeitrag/feed/ 0 289