Warum Vereine Rechnungen ausstellen

Viele Vereine finanzieren sich durch Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse – Einnahmen, die steuerfrei sind. Daneben können sie aber auch Umsätze erwirtschaften, die eine ordnungsgemäße Rechnung erfordern. Dazu gehören zum Beispiel:

• Vermietung von Vereinsräumen oder Sportplätzen an Mitglieder und externe Unternehmen.
• Verkauf von Fanartikeln, Trikots oder Vereinschroniken.
• Teilnahmegebühren für Turniere, Konzerte oder Trainingskurse.
• Werbeflächen und Sponsoring wie Bandenwerbung bei Fußball‑ oder Schützenfesten, die mit dem vollen Umsatzsteuersatz abgerechnet werden müssen.

In den ersten drei steuerlichen Bereichen (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung und Zweckbetrieb) sind Einnahmen meist steuerfrei. Dagegen unterliegt der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb der Umsatzsteuer, sodass dort Rechnungen mit korrekter Mehrwertsteuer notwendig werden. Genau in diesem Bereich greift die neue E‑Rechnungspflicht.

Die E‑Rechnungspflicht für Vereine ab 2025

Deutschland setzt ab dem 1. Januar 2025 die EU‑Vorgaben zur elektronischen Rechnung (E‑Rechnung) um. Wirtschaftsvereine müssen ihre Rechnungen an Unternehmen oder Organisationen ab diesem Stichtag elektronisch im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen. Das bedeutet: Ein PDF per E‑Mail reicht künftig nicht mehr; die Rechnung muss maschinenlesbar sein. Privatpersonen und ehrenamtliche Mitglieder sind davon ausgenommen.

Es gelten Übergangsfristen: Vereine dürfen bis Ende 2026 weiter Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Darüber hinaus haben Vereine mit einem Umsatz unter 800 000 € (was wahrscheinlich die meisten betreffen wird ;-)) Zeit bis Ende  2027. Ab 2028 müssen alle Vereine, die im wirtschaftlichen Bereich tätig sind, E‑Rechnungen versenden. Unabhängig vom Umsatz müssen alle ab 2025 in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.

Für folgende Rechnungen gibt es keine E‑Rechnungspflicht:

• Rechnungen an Privatpersonen (Mitgliedsbeiträge, Spendenbescheinigungen).
• Umsatzsteuerfreie Umsätze wie Seminargebühren.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
• Geschäfte mit ausländischen Kunden.
• Vereine, die die Kleinunternehmerregelung (Umsatz bis 25 000 €/Jahr) anwenden.

Welche Vereine sind betroffen?

Die Pflicht betrifft insbesondere Vereine, die wirtschaftlich tätig sind, beispielsweise:

• Sportvereine, die Vereinsheime vermieten oder Werbeflächen für Sponsoren abrechnen
• Musikvereine und Chöre, die Konzertkarten oder Merchandise in größeren Stückzahlen verkaufen.
• Schachvereine mit Turniergebühren oder Kursangeboten für Mitglieder und Gäste.
• Schützenvereine, die Schießstände vermieten, Veranstaltungen ausrichten oder Gastronomie betreiben.

Warum eine E‑Rechnung?

E‑Rechnungen sind nicht nur gesetzliche Pflicht, sie bieten auch Vorteile:

• Automatische Verarbeitung: Die maschinenlesbare Struktur (XML) ermöglicht eine automatische Buchung und Archivierung.
• Zeitersparnis und weniger Fehler: Weder beim Empfänger noch beim Verein müssen Daten manuell erfasst werden.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Behörden können schneller prüfen, was Steuerbetrug erschwert.

Wie können Vereine die Umstellung meistern?

Die Umstellung erfordert geeignete Software. Für wenige Rechnungen lohnt sich jedoch häufig keine teure Cloud‑Lösung. Hier kann daher RechnungFertig eine Alternative sein:

• Einmal kaufen statt Abo: Für Vereine mit kleinem Budget fallen keine laufenden Kosten an.
• Lokale Speicherung ohne Cloud: Alle Daten bleiben auf dem Vereinsrechner bzw. in der eigenen Infrastruktur – ideal für Vereine, die Datenschutz schätzen.
• E‑Rechnung per XRechnung oder ZUGFeRD: RechnungFertig generiert strukturierte E‑Rechnungen gemäß geltenden Standards. Zusätzlich wird ein lesbares PDF produziert, sodass der Kassierer die Rechnung prüfen kann.
• Weiterverwendung von Word‑Vorlagen: Vereine können ihre bestehenden Word‑Rechnungsvorlagen weiterhin nutzen und automatisch mit Daten befüllen.
• Einfach und offline: Die Software ist intuitiv, funktioniert ohne Internet und eignet sich für wenige Rechnungen pro Monat

Fazit

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung zur Pflicht für wirtschaftlich tätige Vereine. Übergangsfristen erleichtern den Einstieg, ab 2028 ist die elektronische Rechnung allerdings für alle Pflicht.

Weiterführende Links

• Deutsches Ehrenamt – Die vier steuerlichen Sphären im Verein
• FeRD (ZUGFeRD / Factur-X, Standards & Downloads): https://www.ferd-net.de/en/standards/zugferd/factur-x