Für Nutzer von RechnungFertig ist dabei vor allem wichtig:
RechnungFertig orientiert sich primär am Profil EN16931 der ZUGFeRD-Spezifikation. Dieses Profil bildet den gesetzlich relevanten Kern für elektronische Rechnungen ab. Viele der jetzt genannten Änderungen betreffen dagegen vor allem das umfangreichere Profil EXTENDED und sind deshalb für typische RechnungFertig-Anwendungsfälle meist nicht relevant.

Was sich mit ZUGFeRD 2.5 ändert

Die neue Version aktualisiert vor allem:

• Validierungsartefakte
• Codelisten
• Schematron- und XSD-Dateien
• die technische Basis auf UN/CEFACT CII D22B
• verschiedene Regeln und Elemente im Profil EXTENDED

Außerdem wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass leere XML-Elemente vermieden werden müssen. Wenn optionale Felder keinen Inhalt haben, sollen sie nicht leer in die XML-Datei geschrieben werden, sondern vollständig entfallen. Sonst kann bei der Prüfung die Meldung erscheinen:

„Document MUST not contain empty elements“

Das ist eine technische Validierungsregel und betrifft vor allem die korrekte Erzeugung der XML-Daten im Hintergrund.

Warum viele Änderungen für RechnungFertig-Nutzer kaum spürbar sind

Ein großer Teil der Neuerungen betrifft das Profil EXTENDED. Dort wurden unter anderem neue Angaben für Steuerbefreiungsgründe, Zahlungsinformationen, Zahlungen im Auftrag Dritter und bestimmte Referenz-Codelisten ergänzt.

Diese Erweiterungen sind vor allem für komplexere Geschäftsvorfälle, internationale Anforderungen und die Interoperabilität mit der französischen B2B-E-Rechnungspflicht gedacht.

Für typische RechnungFertig-Nutzer, die einfache, gesetzeskonforme Rechnungen schreiben möchten, ist das meist nicht entscheidend. RechnungFertig konzentriert sich auf den praktischen Kern: Rechnungen korrekt erstellen, E-Rechnungspflichten erfüllen und dabei einfach bedienbar bleiben.

Was bleibt wichtig

Für Nutzer zählt vor allem:

ZUGFeRD 2.5 ist rückwärtskompatibel.
Die neue Version ist technisch weiterentwickelt, bricht aber nicht grundsätzlich mit bisherigen Versionen.

Das Profil EN16931 bleibt der zentrale Orientierungspunkt.
Für die meisten gesetzeskonformen E-Rechnungen ist nicht das maximal umfangreiche EXTENDED-Profil entscheidend, sondern die saubere Umsetzung der EN16931-Anforderungen.

Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bauen auf dieser Norm auf. Deshalb ist die neue Fassung EN 16931-1:2026 auch für alle interessant, die sich mit der E-Rechnungspflicht beschäftigen – vom großen Unternehmen bis zum kleinen Einzelunternehmer.

Die gute Nachricht vorweg:
Für viele kleine Selbstständige, Freelancer und Einzelunternehmer dürfte sich durch die neue Norm im Alltag erst einmal wenig ändern. Die neue Fassung bringt vor allem mehr Klarheit und technische Erweiterungen für komplexere Geschäftsvorfälle. Wer nur wenige einfache Rechnungen im Monat schreibt, wird von dieser zusätzlichen Komplexität meist kaum direkt betroffen sein.

Was ist die EN 16931 überhaupt?

Die EN 16931 beschreibt das europäische Datenmodell für elektronische Rechnungen. Vereinfacht gesagt: Sie definiert, welche Pflichtangaben und Datenstrukturen eine elektronische Rechnung enthalten muss, damit sie europaweit verstanden und verarbeitet werden kann.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Angaben zu Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Beträge, Steuersätze und Steuerbeträge
• Zahlungsinformationen
• Referenzen wie Bestellnummern oder Lieferangaben

Damit bildet die Norm die fachliche Grundlage für E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate sorgen dafür, dass Rechnungen nicht nur als PDF lesbar sind, sondern auch strukturierte Daten enthalten, die von Software automatisch verarbeitet werden können.

Was ist neu an der EN 16931-1:2026?

Die neue Version der Norm wurde erstmals seit 2017 umfassend überarbeitet. Ziel war es, die Norm näher an die Praxis heutiger Geschäftsprozesse anzupassen und sie gleichzeitig auf kommende europäische Anforderungen vorzubereiten.

Ein Schwerpunkt liegt auf der besseren Abbildung komplexerer B2B-Geschäftsvorfälle. Die neue Norm kann zum Beispiel differenzierter mit mehreren Bestellungen, mehreren Lieferungen oder verschiedenen Referenzen innerhalb einer Rechnung umgehen. Auch Zahlungsbedingungen, Rollen der beteiligten Parteien und Identifikatoren wurden präziser beschrieben.

Für größere Unternehmen, Lieferketten, öffentliche Auftraggeber oder Branchen mit komplexen Rechnungsprozessen ist das wichtig. Dort kommt es häufig vor, dass eine Rechnung mehrere Vorgänge zusammenfasst oder viele Referenzen enthalten muss.

Weniger Interpretationsspielraum, bessere Verarbeitung

Ein weiteres Ziel der neuen Norm ist mehr Eindeutigkeit. Viele Begriffe und sogenannte Business Terms wurden überarbeitet, genauer definiert oder technischer sauberer beschrieben.

Das ist vor allem für Softwareanbieter und größere Organisationen relevant. Je klarer die Regeln sind, desto geringer ist das Risiko, dass verschiedene Systeme dieselbe Rechnung unterschiedlich interpretieren.

Für die Praxis bedeutet das: E-Rechnungen sollen zuverlässiger verarbeitet werden können. Fehler durch unterschiedliche Auslegungen sollen seltener auftreten. Gerade bei automatisierten Prozessen ist das ein wichtiger Schritt.

Vorbereitung auf ViDA und digitale Umsatzsteuer-Meldungen

Die neue EN 16931-1:2026 bereitet außerdem auf kommende europäische Vorgaben wie ViDA vor. ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ und beschreibt europäische Pläne zur Digitalisierung der Umsatzsteuerprozesse.

Langfristig sollen elektronische Rechnungen nicht nur zwischen Unternehmen ausgetauscht werden, sondern auch eine Grundlage für digitale, transaktionsbasierte Steuer- und Umsatzsteuer-Meldungen bilden.

Die neue Norm enthält deshalb zusätzliche Datenpunkte und Strukturen, die künftig für solche Meldepflichten wichtig werden könnten. Die E-Rechnung wird damit zunehmend zu einem zentralen Baustein digitaler Steuerprozesse.

Fazit

Die neue EN 16931-1:2026 ist ein wichtiger Schritt für die europäische E-Rechnung. Sie macht das Datenmodell robuster, klarer und besser vorbereitet auf kommende digitale Meldepflichten. Für große Unternehmen und Softwarehersteller ist das eine relevante technische Weiterentwicklung.

Was bedeutet das für Einzelunternehmer und kleine Selbstständige? Für die meisten Nutzer von RechnungFertig sind die unmittelbaren Auswirkungen eher gering.

Rechnungstypen

Ein Kernpunkt sind Rechnungen mit verschiedenen Rechnungstypen (Business Term 3). Damit lassen sich unterschiedliche Geschäftsfälle klarer abbilden, ohne Workarounds oder manuelle Umbenennungen im Dokument. Durch ein Popup, das über das Fragezeichensymbol aufrufbar ist, gibt es zudem weitere Erklärungen dazu, wie insbesondere Gutschriften bzw. negative Rechnungen je nach Kontext erstellt werden sollten.

XRechnung

XRechnungen können nun explizit erzeugt werden. Das ist vor allem relevant, wenn Sie für öffentliche Auftraggeber arbeiten (B2G), denn dort ist die strukturierte E-Rechnung mitlerweile Pflicht. Wenn also Ihre Kunden XRechnung verlangen, müssen Sie nicht mehr auf externe Umwege ausweichen, sondern können den Prozess direkt abbilden.

Weitere Neuerungen

Zu den weiteren Neuerungen gehört, dass Rechnungen nun im CSV-Format exportiert werden können. Der CSV-Export beinhaltet dabei wirklich alle Daten der Rechnung, so dass nachgelagerte Use Cases von EÜR bis Verkaufsartikelanalysen durchgeführt werden können. Außerdem gehört jetzt das Email-Feld auf Käuferseite dazu, was insbesondere bei XRechnungen wichtig ist. Last-but-not-least wurde das Dark-Theme vervollständigt, so dass Nutzer, die eher in den Abendstunden arbeiten, nun eine etwas augenschonendere Oberfläche am Abend aktivieren können.

Die für viele praktischste Neuerung: Unterpositionen (Sub‑Line Items) im Profil EXTENDED sind jetzt umsatzsteuerkonform abbildbar. Gerade in Handwerk, Bau, Agenturen, Sets/Bundles oder bei Leistungsaufteilungen war das bisher oft ein Medienbruch: In der PDF hübsch dargestellt, im strukturierten Teil bislang nicht möglich. Mit 2.4 bekommen Positionen/Unterpositionen eine klarere Logik, u. a. mit eindeutiger Kennzeichnung, ob etwas umsatzsteuerlich relevant ist. Das reduziert Interpretationsspielräume beim Empfänger – und damit Rückfragen, manuelles Nachbuchen und potenzielles Steuer-Chaos.

Technisch spannend (und für Software-Anbieter relevant, aber auch für dich als Anwender indirekt spürbar): ZUGFeRD 2.4 basiert jetzt auf UN/CEFACT CII D22B – bleibt dabei aber abwärtskompatibel zu D16B. UN/CEFACT CII D22B ist eine spezifische Version des internationalen Standards Cross Industry Invoice (CII), entwickelt von den Vereinten Nationen (UN/CEFACT), um elektronische Rechnungen branchenübergreifend und strukturiert (im XML-Format) auszutauschen, insbesondere als eine der beiden zulässigen Grammatiken für E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931. Es handelt sich um eine standardisierte „Sprache“ für den elektronischen Rechnungsverkehr, die maximale Datenintegrität gewährleistet.

Eine weitere Neuerung der neuen ZUGFeRD-Spezifikation ist: Die Validierung wurde neu sortiert. Alle fünf Profile haben jetzt eigene XSD- und Schematron-Artefakte, aktualisiert im Einklang mit EN 16931, und die Validierungsregeln wurden überarbeitet. Profilbezogen wird jetzt also klarer, was „gültig“ ist – gleichzeitig können Rechnungen, die früher „irgendwie durchgerutscht“ sind, plötzlich Fehler werfen.

Außerdem ist die internationale Schiene stärker denn je: Weil ZUGFeRD 2.4 = Factur‑X 1.08 ist und gemeinsam mit Frankreich (FNFE‑MPE) weiterentwickelt wird, wurden im Profil EXTENDED auch Elemente ergänzt, die die Interoperabilität mit der französischen B2B‑E‑Rechnungsverpflichtung unterstützen.

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Weiterführende Links / Quellen

FeRD / ZUGFeRD Community: Veröffentlichung ZUGFeRD 2.4 / Factur‑X 1.08 (04.12.2025) inkl. Inkrafttreten (15.01.2026) und Neuerungen: https://www.zugferd-community.net/de/blog/2025-12-05-ferd_veroeffentlicht_zugferd_2_4_factur-x_1_08