Für Nutzer von RechnungFertig ist dabei vor allem wichtig:
RechnungFertig orientiert sich primär am Profil EN16931 der ZUGFeRD-Spezifikation. Dieses Profil bildet den gesetzlich relevanten Kern für elektronische Rechnungen ab. Viele der jetzt genannten Änderungen betreffen dagegen vor allem das umfangreichere Profil EXTENDED und sind deshalb für typische RechnungFertig-Anwendungsfälle meist nicht relevant.

Was sich mit ZUGFeRD 2.5 ändert

Die neue Version aktualisiert vor allem:

• Validierungsartefakte
• Codelisten
• Schematron- und XSD-Dateien
• die technische Basis auf UN/CEFACT CII D22B
• verschiedene Regeln und Elemente im Profil EXTENDED

Außerdem wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass leere XML-Elemente vermieden werden müssen. Wenn optionale Felder keinen Inhalt haben, sollen sie nicht leer in die XML-Datei geschrieben werden, sondern vollständig entfallen. Sonst kann bei der Prüfung die Meldung erscheinen:

„Document MUST not contain empty elements“

Das ist eine technische Validierungsregel und betrifft vor allem die korrekte Erzeugung der XML-Daten im Hintergrund.

Warum viele Änderungen für RechnungFertig-Nutzer kaum spürbar sind

Ein großer Teil der Neuerungen betrifft das Profil EXTENDED. Dort wurden unter anderem neue Angaben für Steuerbefreiungsgründe, Zahlungsinformationen, Zahlungen im Auftrag Dritter und bestimmte Referenz-Codelisten ergänzt.

Diese Erweiterungen sind vor allem für komplexere Geschäftsvorfälle, internationale Anforderungen und die Interoperabilität mit der französischen B2B-E-Rechnungspflicht gedacht.

Für typische RechnungFertig-Nutzer, die einfache, gesetzeskonforme Rechnungen schreiben möchten, ist das meist nicht entscheidend. RechnungFertig konzentriert sich auf den praktischen Kern: Rechnungen korrekt erstellen, E-Rechnungspflichten erfüllen und dabei einfach bedienbar bleiben.

Was bleibt wichtig

Für Nutzer zählt vor allem:

ZUGFeRD 2.5 ist rückwärtskompatibel.
Die neue Version ist technisch weiterentwickelt, bricht aber nicht grundsätzlich mit bisherigen Versionen.

Das Profil EN16931 bleibt der zentrale Orientierungspunkt.
Für die meisten gesetzeskonformen E-Rechnungen ist nicht das maximal umfangreiche EXTENDED-Profil entscheidend, sondern die saubere Umsetzung der EN16931-Anforderungen.

Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bauen auf dieser Norm auf. Deshalb ist die neue Fassung EN 16931-1:2026 auch für alle interessant, die sich mit der E-Rechnungspflicht beschäftigen – vom großen Unternehmen bis zum kleinen Einzelunternehmer.

Die gute Nachricht vorweg:
Für viele kleine Selbstständige, Freelancer und Einzelunternehmer dürfte sich durch die neue Norm im Alltag erst einmal wenig ändern. Die neue Fassung bringt vor allem mehr Klarheit und technische Erweiterungen für komplexere Geschäftsvorfälle. Wer nur wenige einfache Rechnungen im Monat schreibt, wird von dieser zusätzlichen Komplexität meist kaum direkt betroffen sein.

Was ist die EN 16931 überhaupt?

Die EN 16931 beschreibt das europäische Datenmodell für elektronische Rechnungen. Vereinfacht gesagt: Sie definiert, welche Pflichtangaben und Datenstrukturen eine elektronische Rechnung enthalten muss, damit sie europaweit verstanden und verarbeitet werden kann.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Angaben zu Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Beträge, Steuersätze und Steuerbeträge
• Zahlungsinformationen
• Referenzen wie Bestellnummern oder Lieferangaben

Damit bildet die Norm die fachliche Grundlage für E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate sorgen dafür, dass Rechnungen nicht nur als PDF lesbar sind, sondern auch strukturierte Daten enthalten, die von Software automatisch verarbeitet werden können.

Was ist neu an der EN 16931-1:2026?

Die neue Version der Norm wurde erstmals seit 2017 umfassend überarbeitet. Ziel war es, die Norm näher an die Praxis heutiger Geschäftsprozesse anzupassen und sie gleichzeitig auf kommende europäische Anforderungen vorzubereiten.

Ein Schwerpunkt liegt auf der besseren Abbildung komplexerer B2B-Geschäftsvorfälle. Die neue Norm kann zum Beispiel differenzierter mit mehreren Bestellungen, mehreren Lieferungen oder verschiedenen Referenzen innerhalb einer Rechnung umgehen. Auch Zahlungsbedingungen, Rollen der beteiligten Parteien und Identifikatoren wurden präziser beschrieben.

Für größere Unternehmen, Lieferketten, öffentliche Auftraggeber oder Branchen mit komplexen Rechnungsprozessen ist das wichtig. Dort kommt es häufig vor, dass eine Rechnung mehrere Vorgänge zusammenfasst oder viele Referenzen enthalten muss.

Weniger Interpretationsspielraum, bessere Verarbeitung

Ein weiteres Ziel der neuen Norm ist mehr Eindeutigkeit. Viele Begriffe und sogenannte Business Terms wurden überarbeitet, genauer definiert oder technischer sauberer beschrieben.

Das ist vor allem für Softwareanbieter und größere Organisationen relevant. Je klarer die Regeln sind, desto geringer ist das Risiko, dass verschiedene Systeme dieselbe Rechnung unterschiedlich interpretieren.

Für die Praxis bedeutet das: E-Rechnungen sollen zuverlässiger verarbeitet werden können. Fehler durch unterschiedliche Auslegungen sollen seltener auftreten. Gerade bei automatisierten Prozessen ist das ein wichtiger Schritt.

Vorbereitung auf ViDA und digitale Umsatzsteuer-Meldungen

Die neue EN 16931-1:2026 bereitet außerdem auf kommende europäische Vorgaben wie ViDA vor. ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ und beschreibt europäische Pläne zur Digitalisierung der Umsatzsteuerprozesse.

Langfristig sollen elektronische Rechnungen nicht nur zwischen Unternehmen ausgetauscht werden, sondern auch eine Grundlage für digitale, transaktionsbasierte Steuer- und Umsatzsteuer-Meldungen bilden.

Die neue Norm enthält deshalb zusätzliche Datenpunkte und Strukturen, die künftig für solche Meldepflichten wichtig werden könnten. Die E-Rechnung wird damit zunehmend zu einem zentralen Baustein digitaler Steuerprozesse.

Fazit

Die neue EN 16931-1:2026 ist ein wichtiger Schritt für die europäische E-Rechnung. Sie macht das Datenmodell robuster, klarer und besser vorbereitet auf kommende digitale Meldepflichten. Für große Unternehmen und Softwarehersteller ist das eine relevante technische Weiterentwicklung.

Was bedeutet das für Einzelunternehmer und kleine Selbstständige? Für die meisten Nutzer von RechnungFertig sind die unmittelbaren Auswirkungen eher gering.

Warum Vereine Rechnungen ausstellen

Viele Vereine finanzieren sich durch Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse – Einnahmen, die steuerfrei sind. Daneben können sie aber auch Umsätze erwirtschaften, die eine ordnungsgemäße Rechnung erfordern. Dazu gehören zum Beispiel:

• Vermietung von Vereinsräumen oder Sportplätzen an Mitglieder und externe Unternehmen.
• Verkauf von Fanartikeln, Trikots oder Vereinschroniken.
• Teilnahmegebühren für Turniere, Konzerte oder Trainingskurse.
• Werbeflächen und Sponsoring wie Bandenwerbung bei Fußball‑ oder Schützenfesten, die mit dem vollen Umsatzsteuersatz abgerechnet werden müssen.

In den ersten drei steuerlichen Bereichen (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung und Zweckbetrieb) sind Einnahmen meist steuerfrei. Dagegen unterliegt der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb der Umsatzsteuer, sodass dort Rechnungen mit korrekter Mehrwertsteuer notwendig werden. Genau in diesem Bereich greift die neue E‑Rechnungspflicht.

Die E‑Rechnungspflicht für Vereine ab 2025

Deutschland setzt ab dem 1. Januar 2025 die EU‑Vorgaben zur elektronischen Rechnung (E‑Rechnung) um. Wirtschaftsvereine müssen ihre Rechnungen an Unternehmen oder Organisationen ab diesem Stichtag elektronisch im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen. Das bedeutet: Ein PDF per E‑Mail reicht künftig nicht mehr; die Rechnung muss maschinenlesbar sein. Privatpersonen und ehrenamtliche Mitglieder sind davon ausgenommen.

Es gelten Übergangsfristen: Vereine dürfen bis Ende 2026 weiter Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Darüber hinaus haben Vereine mit einem Umsatz unter 800 000 € (was wahrscheinlich die meisten betreffen wird ;-)) Zeit bis Ende  2027. Ab 2028 müssen alle Vereine, die im wirtschaftlichen Bereich tätig sind, E‑Rechnungen versenden. Unabhängig vom Umsatz müssen alle ab 2025 in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.

Für folgende Rechnungen gibt es keine E‑Rechnungspflicht:

• Rechnungen an Privatpersonen (Mitgliedsbeiträge, Spendenbescheinigungen).
• Umsatzsteuerfreie Umsätze wie Seminargebühren.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
• Geschäfte mit ausländischen Kunden.
• Vereine, die die Kleinunternehmerregelung (Umsatz bis 25 000 €/Jahr) anwenden.

Welche Vereine sind betroffen?

Die Pflicht betrifft insbesondere Vereine, die wirtschaftlich tätig sind, beispielsweise:

• Sportvereine, die Vereinsheime vermieten oder Werbeflächen für Sponsoren abrechnen
• Musikvereine und Chöre, die Konzertkarten oder Merchandise in größeren Stückzahlen verkaufen.
• Schachvereine mit Turniergebühren oder Kursangeboten für Mitglieder und Gäste.
• Schützenvereine, die Schießstände vermieten, Veranstaltungen ausrichten oder Gastronomie betreiben.

Warum eine E‑Rechnung?

E‑Rechnungen sind nicht nur gesetzliche Pflicht, sie bieten auch Vorteile:

• Automatische Verarbeitung: Die maschinenlesbare Struktur (XML) ermöglicht eine automatische Buchung und Archivierung.
• Zeitersparnis und weniger Fehler: Weder beim Empfänger noch beim Verein müssen Daten manuell erfasst werden.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Behörden können schneller prüfen, was Steuerbetrug erschwert.

Wie können Vereine die Umstellung meistern?

Die Umstellung erfordert geeignete Software. Für wenige Rechnungen lohnt sich jedoch häufig keine teure Cloud‑Lösung. Hier kann daher RechnungFertig eine Alternative sein:

• Einmal kaufen statt Abo: Für Vereine mit kleinem Budget fallen keine laufenden Kosten an.
• Lokale Speicherung ohne Cloud: Alle Daten bleiben auf dem Vereinsrechner bzw. in der eigenen Infrastruktur – ideal für Vereine, die Datenschutz schätzen.
• E‑Rechnung per XRechnung oder ZUGFeRD: RechnungFertig generiert strukturierte E‑Rechnungen gemäß geltenden Standards. Zusätzlich wird ein lesbares PDF produziert, sodass der Kassierer die Rechnung prüfen kann.
• Weiterverwendung von Word‑Vorlagen: Vereine können ihre bestehenden Word‑Rechnungsvorlagen weiterhin nutzen und automatisch mit Daten befüllen.
• Einfach und offline: Die Software ist intuitiv, funktioniert ohne Internet und eignet sich für wenige Rechnungen pro Monat

Fazit

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung zur Pflicht für wirtschaftlich tätige Vereine. Übergangsfristen erleichtern den Einstieg, ab 2028 ist die elektronische Rechnung allerdings für alle Pflicht.

Weiterführende Links

• Deutsches Ehrenamt – Die vier steuerlichen Sphären im Verein
• FeRD (ZUGFeRD / Factur-X, Standards & Downloads): https://www.ferd-net.de/en/standards/zugferd/factur-x

Daher möchte ich mit diesem Artikel einen kurzen Überblick über die Roadmap der nächsten Versionen geben. Grundsätzlich gilt:

• alles was unter Version 1.x veröffentlich wird, ist in der einmal erworbenen Lizenz inbegriffen und kann damit als kostenloses Update betrachtet werden.
• die Entwicklung von 1.x Versionen ist bis Ende 2028 geplant (ab 2028 gilt die E-Rechnung für alle Beteiligten im B2B-Bereich)

Basierend auf den User- und Tester-Rückmeldungen sieht die aktuelle Roadmap für die kommenden Versionen folgendermaßen aus:

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Über alle Versionschritte hinaus ist geplant kontinuierlich

• Updates zur ZUGFeRD-Spezifikation zeitnah nachzuliefern
• Bugfixes als Versionsinkrement an dritter Stelle auszuliefern
• Komfortfunktionen in der Bedienung, getrieben durch Userfeedback zu implementieren.

1.7.x

Die 1.7.x wird zahlreiche funktionelle Lücken in der Rechnungserstellung schliessen, die für viele Berufsgruppen relevant sind. Mit Version 1.7 entwickelt sich RechnungFertig von der ersten „funktionell nutzbaren aber noch unvollständigen Version“ zu einer für viele unterschiedliche Berufsgruppen produktiv nutzbaren Software.

• Positionsbezogener Steuerwert:
  Dies ist ein längst überfälliges Feature, damit innerhalb einer Rechnung verschiedene Positionen ihre individuellen Umsatzsteuersätze erhalten können
• Zahlungsarten
  Nutzer können auf ihrer Rechnung zwischen verschiedenen Zahlungsarten für die Rechnung wählen
• Einheiten für Artikelpositionen

Darüber hinaus wird nach mehr Feldern für Kundendaten gefragt und nach weiteren Komfortfunktionen rund um das Speichern der Rechnungen. Hierfür sind entsprechende Lösungen in Planung

1.8 und folgende

Ab der Version 1.8 und folgenden Versionen wird es verstärkt um Funktionen für weitere Benutzergruppen bzw. -typen gehen. So ist geplant, dass RechnungFertig

• als Webserver zentral gehostet und im lokalen Netzwerk als Webseite aufgerufen werden kann
• über eine zentrale API besser für automatisierbare Abläufe genutzt werden kann (ggf. auch MCP-Support)
• für Linux und MacOS-Nutzer zur Verfügung steht

Basierend auf dem umfangreichen Feedback, dass mich zur Version 1.5.2 und 1.5.3 erreicht hat, sind in der RechnungFertig 1.6.0 nun einige umfangreichere Verbesserungen und neue Features dazu gekommen. Die Versionsstellenänderung an der zweiten Stelle (also von 1.5.x auf 1.6.x) bedeutet, dass auch die Datenbank auf einen neuen Stand migriert wird, weil ein paar neue Felder dazu gekommen sind. Ein Downgrade von 1.6.0 auf eine 1.5.x Version ist damit zumindest nicht über ein einfaches Copy&Paste der Datenbank getan. Aber was bedeutet es überhaupt genau, ein Update durchzuführen? Hier starten wir einfach mal mit der ersten Neuerung:

Update vereinfacht

Wer schon im Besitz einer RechnungFertig-Lizenz ist und nun auf die neue Version umsteigen möchte, kann einfach die 1.6.0 öffnen und über den Button „Import aus Vorversion“ bequem updaten.

Danach gibt man nur das Verzeichnis der Vorgängerversion an…

…und alle Daten (also Datenbank, Vorlagen und erstelle Rechnungen) werden in das neue Verzeichnis rüber kopiert. Ganz wichtig dabei: Die Daten werden nur kopiert, so dass man nach diesem Import sich immer noch in Ruhe die 1.6.0 anschauen und überlegen kann, ob man wirklich umsteigen möchte.

Diese Vorgehensweise entspricht der Philosophie von RechnungFertig, dass es

• kein Update-Zwang gibt
• der User die Kontrolle behält
• alles ohne automatische Downloads oder sonstigen Verbindungen zum Internet ablaufen kann

Rechnungen haben einen Bezahlt-Status

Auf vielfachen Wunsche hin haben Rechnungen nun einen „Bezahlt“ Status, der genutzt werden kann, um den Überblick darüber zu behalten, welche Rechnungen schon bezahlt wurden und welche nicht. RechnungFertig richtet sich ja bewußt an Nutzer, die eigentlich keine Buchhaltung benötigen, weil sie so wenige Rechnungen im Jahr schreiben. Aber ich hoffe, dass diese Funktion die nötige unkomplizierte Unterstützung liefert, um den Status der Rechnungen im Blick zu behalten.

Integration von GLN und GTIN-Nummern in E-Rechnung

Neben Dienstleistern zählen auch Produktverkäufer (zum Beispiel Imker) zu den Nutzern von RechnungFertig. Verkaufen diese zum Beispiel ihre Waren an Supermärkte, dann müssen GTIN und GLN-Informationen für Verkäufer und Produkte eingetragen werden. Mit der neuen Version ist dies nun möglich und mit ein Grund dafür, warum neue Felder in der Datenbank hinzugekommen sind. Die Artikeltemplates erlauben diese Einstellungen jetzt natürlich auch.

Felder für Artikelpositionen können angepasst werden

Dadurch, dass nun sowohl Dienstleister, als auch Produktverkäufer RechnungFertig nutzen, braucht nicht jeder Nutzer alle Artikel-Felder. Daher gibt es jetzt die Möglichkeit, sich das Positionsfeld so anzupassen, wie es für die eigenen Bedürfnisse am angenehmsten ist. Einfach bei „Positionen“ auf das Zahnrad klicken und die Felder auswählen, die man bei der Rechnungserstellung sehen möchte. Die Konfiguration wird automatisch gespeichert und bei der nächsten Rechnung wieder angewendet.

Template- und Ausgabeordner für Rechnungen sind jetzt konfigurierbar

Ein weiterer häufiger Wunsch war, Rechnungen (und Rechnungstemplates) nicht mehr standardmässig nur im Anwendungsordner zu speichern, sondern an einem zentralen, freiwählbaren Ort. Das ist möglich und kann in den Einstellungen konfiguriert werden.

Hier lässt sich auch einstellen, dass die Rechnung nicht mehr zusätzlich zum Download angeboten wird.

Schlüsselwort-Markierer können konfiguriert werden

Das Feature ist eigentlich schon seit der 1.5.3 drin, aber ich erwähne es nochmal, weil viele das Update ausgelassen haben. Die Zeichen, mit denen sich Schlüsselwörter in Word-Templates markieren lassen, können in den Einstellungen konfiguriert werden.

Dadurch wird es möglich, Javascripts in der Vorlage einzubauen, um komplexere Darstellungslogik zu verbauen. Dazu gibt es hier einen separaten Artikel.

Export- und Import-Funktionen

Eine weitere Philosophie von RechnungFertig ist, dass man sich nicht für immer an diese Software binden muss. Sollte das Unternehmen weiter wachsen und wird irgendwann eine komplexere Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware notwendig, sollte man einfach umsteigen können. Aus diesem Grund stehen jetzt für Rechnungen, Kundendaten und Artikeldaten Export-Funktionen bereit, um alle Daten bequem als CSV exportieren zu können. Grundsätzlich ist es für den Nutzer auch immer möglich die SQLite-Datenbank z.B. via DB Browser aufzumachen und die entsprechenden Daten über diesen Weg zu exportieren.

Kleinere Verbesserungen

• CustomValues können als Text mit Zeilenumbrüchen angelegt werden

• Rechnungsliste kann nach Zeitintervallen gefiltert und exportiert werden
• Käufer-Daten haben nun das Feld „Anrede“
• Fensterposition und -größe wird gespeichert
• Sortierung der Rechnungstabelle wird gespeichert

Bugfixes

• Copy&Paste-Funktion auch für CustomValues verfügbar
• Entwürfe werden jetzt im Counter ebenfalls automatisch weitergezählt
• Default CustomValues werde bei neuer Rechnung wieder korrekt angezeigt
• Alinierungsfehler im Word-Template behoben
• Theming-Probleme behoben
• Eingabeprobleme bei Geldbetragsfeldern gelöst

Variablen in Rechnungsvorlagen einsetzen

Die Templatesprache funktioniert standardmässig mit Platzhaltern in geschweiften Klammern.

Beim Generieren der Rechnung ersetzt die Software diese Variablen automatisch mit den passenden Daten.

Damit das Befüllen der Rechnungsvorlage effizient ablaufen kann, kann man innerhalb des Programms über die Einstellungen auf der Rechnungsseite die Schlüsselwörter zu den Feldern sichtbar machen. Ein Klick auf das Schlüsselwort führt dazu, dass das Wort mit der korrekten Platzhalterformatierung in die Zwischenablage kopiert wird, so dass man es von da aus in der Word-Vorlage gleich einfügen kann:

Datumsformat richtig darstellen (fdate)

Mit Hilfe der Funktion fdate() lässt sich das Datum mit führenden Nullen darstellen:

Beispiel:

{fdate(rdatum)} für 13.6.2026 wird zu 13.06.2026

Internationale Datumsformate

Die Funktion unterstützt auch lokalisierte Datumsformate.

Beispiel:

{fdate(rdatum, 'de-DE')}    // 13.06.2026
{fdate(rdatum, 'fr-FR')}    // 13/06/2026

Dadurch passt sich die Darstellung automatisch an landesspezifische Konventionen an.

Geldbeträge korrekt formatieren (fnum)

Geldbeträge können mit der Funktion fnum() dargestellt werden, durch die Tausendertrenner und Dezimalstellen für Cent-Beträge korrekt formatiert werden.

Beispiel:

{fnum(totalbrutto)} €

Das Ergebnis wird automatisch korrekt formatiert:

1.250,00 €

Auch hier lässt sich optional ein Locale-Code verwenden, um die Beträge an länderspezifische Darstellungsweisen anzupassen.

{fnum(totalbrutto, 'de-DE')}
{fnum(totalbrutto, 'en-US')}

Damit ändern sich automatisch:

• Dezimaltrennzeichen
• Tausendertrennzeichen

Rechnungspositionen automatisch erzeugen

Listen, insbesondere für Rechnungspositionen und für Abschläge, können dynamisch erzeugt

Im Template wird dafür eine Schleife verwendet:

{FOR p in positions}

{$p.anr}
{$p.aname}
{$p.amenge}
{fnum($p.anetto)} €
{fnum($p.asum)} €

{END-FOR p}

Dadurch werden alle Rechnungspositionen automatisch eingefügt. Wird der innere Teil der Schleife in einer Tabellenzeile benutzt, so wird diese Tabellenzeile automatisch wiederholt.

Und so sieht die Schleife für Abschläge aus.

{FOR a in abschlaege}

{$a.abgrund}: {fnum($a.abbetrag)} €

{END-FOR a}

Dadurch erscheinen diese Informationen nur dann auf der Rechnung, wenn sie tatsächlich vorhanden sind.

Eigene Logik mit JavaScript im Template

Innerhalb der Rechnungsvorlagen kann klassisches Javascript benutzt werden, um komplexere oder speziellere Anforderungen zu erfüllen. Da leider die geschweiften Klammern der Standardeinstellungen mit den geschweiften Klammern im Javascript-Kollidieren, ist daher zu empfehlen, dass zuerst die Markierungszeichen für die Platzhalter in RechnungFertig umgestellt werden. Das geht in den Einstellungen

Danach können zum Beispiel Javascript-Funktionen definiert werden:

+++! days = (a,b) =>{
const p=s=>{let[d,m,y]=s.split('.');return new Date(y,m-1,d, 0, 0, 0)};
return Math.ceil((p(b)-p(a))/86400000)
} ;---

Tage bis Fälligkeit: +++days(bt2,bt9)---

In der gerenderten Rechnung wird der Javascript-Code nicht angezeigt, aber die Funktionen können genutzt werden, um, wie oben gezeigt, die Differenz in Tagen zwischen zwei Datumsangaben zu berechnen. Im gerenderten Template erscheint dann zum Beispiel:

Tage bis Fälligkeit: 30

Dieses Code-Beispiel zeigt auch, dass das Datum in bt2 und bt9 bereits als gerenderter String in den Rechnungsvorlagen vorliegt in der Form D.M.YYYY und deshalb im Template erneut geparst und in ein Date-Objekt umgewandelt werden muss. Das liegt daran, dass ohne die Vorumwandlung des Datums-Objekt vor dem Rendervorgang weniger technisch versierte Nutzer sich standardmässig um die Konvertierung des Datums in ein String-Objekt kümmern müssten.

Nebenberuflich selbstständig zu sein, ist ein einfacher und vergleichsweise sicherer Weg, um Ideen und neue Arbeitsformen zu testen, ohne sich gleich verbindlich darauf festlegen zu müssen. Und das beste ist: In Deutschland ist das relativ unkompliziert möglich – wenn du strukturiert vorgehst.

1. Bevor du startest: Das solltest du klären

Arbeitsvertrag prüfen

Bevor du irgendetwas anmeldest:

• Gibt es eine Nebentätigkeitsklausel?
• Ist eine Genehmigung erforderlich?
• Besteht ein Wettbewerbsverbot?

In der Regel musst du deinen Arbeitgeber informieren. Verboten werden darf die Nebentätigkeit nur, wenn:

• sie in Konkurrenz steht
• deine Leistungsfähigkeit leidet
• gesetzliche Arbeitszeiten überschritten werden

Tipp: Informiere deinen Arbeitgeber schriftlich darüber, dass Du Dich nebenberuflich selbstständig machen willst – selbst wenn keine Genehmigungspflicht besteht

Ist deine Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich?

Das entscheidet über die Anmeldung:

Freiberuflich (z.B. Berater, Entwickler, Designer, Texter):
→ Keine Gewerbeanmeldung nötig
→ Direkt Anmeldung beim Finanzamt

Gewerblich (z.B. Handel, E-Commerce, Agentur, Handwerk):
→ Anmeldung beim Gewerbeamt erforderlich
→ Gewerbeamt informiert automatisch Finanzamt, IHK/HWK

Im Zweifel hilft ein kurzer Anruf beim Finanzamt oder der IHK.

Kleinunternehmer-Regelung prüfen (§19 UStG)

Als Nebenberufler ist die Kleinunternehmerregelung oft sinnvoll, um die Selbständigkeit anzutesten.

Voraussetzungen:

• Umsatz im Gründungsjahr voraussichtlich unter 25.000 €
• Im Folgejahr unter 100.000 €

Vorteile:

• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
• Weniger Bürokratie
• Keine monatlichen USt-Voranmeldungen

Nachteil:

• Kein Vorsteuerabzug

Für viele Nebenprojekte ist das der ideale Einstieg.

2. Vorbereitung: Was du vor der Anmeldung erledigen kannst

Name, Domain und E-Mail sichern

Wenn du nicht nur unter deinem eigenen Namen auftreten willst:

• Prüfe, ob der Name frei ist
• Sichere dir die passende Domain
• Richte eine professionelle E-Mail ein

Das kannst du alles vor der offiziellen Anmeldung machen.

Geschäftskonto (empfohlen)

Pflicht ist es nicht, aber dringend empfehlenswert:

• Saubere Trennung von privat und geschäftlich
• Einfachere Buchhaltung
• Professioneller Auftritt

Eröffnen kannst du es meist direkt nach der Gewerbeanmeldung.

3. Offiziell starten: Anmeldung & Behörden

Gewerbe anmelden (falls gewerblich)

Beim zuständigen Gewerbeamt deiner Stadt.

Kosten: ca. 20–60 €

Du brauchst:

• Personalausweis
• Beschreibung deiner Tätigkeit

Nach der Anmeldung informiert das Gewerbeamt automatisch:

• Finanzamt
• IHK / HWK
• Berufsgenossenschaft

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Nach der Gewerbeanmeldung erhältst du Post vom Finanzamt – oder du gehst direkt über ELSTER.

Dort gibst du an:

• Ob du Kleinunternehmer bist
• Geschätzten Umsatz & Gewinn
• Bankverbindung
• Tätigkeitsbeschreibung

Danach erhältst du deine Steuernummer für die Selbstständigkeit.

Krankenversicherung informieren

Als Angestellter bleibst du normal versichert.

Aber:

• Nebeneinkünfte müssen gemeldet werden
• Deine Selbstständigkeit darf nicht „hauptberuflich“ werden

Faustregel:

• Unter 20 Stunden pro Woche
• Einkommen deutlich unter deinem Angestelltengehalt

Rentenversicherung prüfen

Bestimmte Tätigkeiten sind rentenversicherungspflichtig (z.B. Lehrer, Coaches mit nur einem Auftraggeber).

Im Zweifel Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen.

4. Geschäftsbetrieb sauber aufsetzen

Rechnungen korrekt schreiben

Als Kleinunternehmer muss auf deiner Rechnung stehen:

• Dein Name & Anschrift
• Kundenanschrift
• Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung
• Leistungsdatum
• Steuernummer
• Hinweis:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Im B2B- und B2G-Bereich wird die E-Rechnung zur Pflicht. Mehr Informationen zur Rechnungsausstellung für Kleinunternehmer finden sich hier und zu den Anforderungen im B2B- und B2G-Bereich hier.

Buchhaltung organisieren

Als nebenberuflicher Kleinunternehmer reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Du musst:

• Einnahmen dokumentieren
• Ausgaben sammeln
• Belege 10 Jahre aufbewahren

Website rechtssicher machen

Auch wenn Du Dich „nur“ nebenberuflich selbstständig machst, benötigst Du bestimmte Pflichtangaben auf der Webseite:

• Impressum
• Datenschutzerklärung
• Cookie-Banner (bei Tracking)
• ggf. AGB

5. Jahresende: Steuerpflichten

Du musst einreichen:

• Einkommensteuererklärung
• Anlage G (bei Gewerbe)
• Anlage EÜR
• ggf. Umsatzsteuererklärung

Gewerbesteuer fällt erst ab 24.500 € Gewinn an.

Der typische Ablauf in der Praxis

Für Angestellte sieht ein realistischer Start oft so aus:

1. Arbeitgeber informieren
2. Kleinunternehmer-Regelung wählen
3. Geschäftskonto eröffnen
4. Gewerbe anmelden
5. Steuerliche Erfassung erledigen
6. Krankenversicherung informieren
7. Website & Rechnungsstruktur aufsetzen

Jetzt kannst Du nebenberuflich selbstständig durchstarten und Kunden gewinnen

Fazit: Nebenberuflich selbstständig zu starten ist einfacher als gedacht

Als Angestellter hast du einen großen Vorteil:

Du trägst kein existenzielles Risiko.

Genau deshalb ist die nebenberufliche Selbstständigkeit der ideale Weg, um:

• eine Idee zu testen
• finanzielle Freiheit aufzubauen
• langfristig unabhängiger zu werden

Mit einer klaren Struktur ist der bürokratische Teil gut beherrschbar.

Für die unmittelbar nächsten Schritte hier schonmal ein kleiner Überblick über die nächsten kleinen und großen Schritte. Rückmeldungen, Meinungen und weitere Ideen bitte immer gerne an martin.pyka@rechnungfertig.de

Updates erleichtern

Ich habe ja bislang bewußt auf Installer verzichtet und alles als „fertiges Paket“ in Form einer ZIP-Datei bereit gestellt. Nun ist es aber so, dass wenn die Datenbank, Templates und fertigen Rechnungen auch alle in dem gleichen Ordner liegen, wie das Programm selbst, dass dann der Update-Prozess auf eine neue Version unnötig mühselig ist. Insofern plane ich hier zwei Verbesserungen:

• Update-Button, über den sich die Daten aus der vorherigen Version leicht in die nächste übernehmen lassen. Dadurch reicht dann ein Button-Klick, um alle relevanten Daten in den neuen Ordner zu ziehen. Man muss nichts mehr händisch machen
• Konfigurierbare Pfade für Datenbank, Templates und Rechnungen: das ist ein vielfacher Wunsch, den ich vernommen habe und dem ich gerne nachkomme. Alle userbezogenen Daten liegen an vom User gewählten Orten zentral. Alle neuen Versionen von RechnungFertig können auf die gleichen Orte zugreifen und man muss nichts mehr rüberkopieren

Rechnungsdatei-Verwaltung

Ein anderes Thema, das immer wieder genannt wurde ist die Frage: was passiert mit den erstellten ZUGFeRD-Rechnungen? Aktuell werden sie im output-Ordner abgelegt und zum Download angeboten. Zukünftig soll sowohl der Ausgabeordner konfigurierbar sein (siehe „Updates erleichtern“) als auch der Zielordner für den „Download“. Hier prüfe ich auch die Option, ob sich zuverlässig mit Hilfe des Standardemailprogramms eine Email mit automatischem Dateianhang erstellen lässt.

Templating verbessern

Der Wunsch, das Datumsformat und Tausendertrenner kontrollieren zu können, führte mich zu der Erkenntnis, dass sich auf Grund der geschweiften Klammern {} für Platzhalter sich aktuell Javascript-Code nicht so gut im Template verbauen lässt. Daher sind für die nächste Version folgende Ergänzungen geplant:

• für Standardwünsche, wie Datumsformat, Tausendertrenner etc. wird es vorgefertige Funktionen geben, die RechnungFertig direkt bereithält
• der User kann die Platzhalter-Delimiter von {} in etwas anders umkonfigurieren, so dass danach die geschweiften Klammern auch für Javascript-Code innerhalb des Templates genutzt werden können
• Custom-Felder bekommen ein Textfeld, um auch mit Zeilenumbrüchen arbeiten zu können
• Im Zuge dieser Arbeiten werden die Word-Templates um ein paar optische Fehler korrigiert

Import/Export für alles

Rechnungsdaten können jetzt schon exportiert werden. In der nächsten Version wird man auch Kunden- und Artikeldaten als CSV importieren und exportieren können. Man kommt zwar schon jetzt über die SQLite-Datenbank gut an alles dran, aber dieser Zugang ist eher für technisch orientierte User geeignet. Über den CSV-Import/Export können auch weniger technisch orientierte Nutzer ihre Daten nach RechnungFertig bringen bzw. aus RechnungFertig herausholen, wenn Sie zum Beispiel irgendwann auf eine andere Software umsteigen möchten.

Mehr Felder

Die Aufschlüsselung der Kontaktinformationen für Kunden ist noch nicht ganz so ausführlich, wie man es vielleicht von anderen Programmen gewohnt ist. Hier wird es weitere Optionen geben. Aktuell evaluiere ich, wie sich die UI dafür so gestalten lässt, dass sie ihre Leichtgewichtigkeit möglichst behält.

Themen für 1.6

• Ein wiederkehrender Wunsch ist, Rechnungen mit Zuständen zu versehen, so dass sich deren Bezahlung leichter tracken lässt.
• Innergemeinschaftliche Steuerumkehrung für Waren und Güter (klassisches Reverse Charge ist ja jetzt schon drin)
• Positionsbezogener Steuerwert: aktuell wird ja ein Steuersatz auf alles angewendet, was für die Hauptzielgruppe dieser Software auch ausreicht. Hiermit soll die Option geschaffen werden, unterschiedliche Steuersätze für unterschiedliche Artikel angeben zu können
• Verbesserte Vorabvalidierung: aktuell hat RechnungFertig einen eigenen Sanity-Check. Hier ist der Plan, eine klassische Schemata-Validierung, wie sie auch von den öffentlichen Validatoren genutzt wird, zu integrieren, um umfassende Checks zu ermöglichen.
• Linux und MacOS-Versionen
• RechnungFertig als Webserver
• API für Automatisierung

ZUGFeRD und Factur-X

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das Menschen und Maschinen zugleich bedient. Es besteht aus einem PDF/A-3 (lesbar wie eine „normale“ Rechnung) und einem eingebetteten XML-Datensatz (maschinenlesbar). Dadurch kann der Empfänger die Rechnung notfalls einfach als PDF öffnen, während Buchhaltungssoftware parallel die strukturierten Daten automatisch ausliest. Factur-X ist eng damit verwandt: Im Kern ist Factur-X die französische Bezeichnung des deutsch-französisch harmonisierten Standards und technisch kompatibel zu ZUGFeRD (gleiche Grundidee: PDF/A-3 plus eingebettetes XML, ausgerichtet an EN 16931).

Für grenzüberschreitende Arbeit ist das meist weniger ein Technikthema als ein „Label-Thema“ in Kommunikation und Kundenanforderungen. Allerdings muss beachtet werden, dass manche französische Abrechnungssysteme andere Konventionen bei der Darstellung von Gutschriften oder Storno haben, als Deutsche Systeme. Technisch sind also ZUGFeRD und Factur-X das gleiche, deren Anwendung in den jeweiligen Ländern kann aber semantisch zu Unterschieden führen.

Obwohl eine ZUGFeRD-Rechnung aus einer PDF-Datei (für den Menschen lesbar) und einer eingebetteten XML-Datei (für die Maschine lesbar) besteht, gilt Folgendes:

• Rechtsgültigkeit: Die eingebettete XML-Datei (nach EU-Norm EN 16931) ist der rechtlich verbindliche Rechnungsbestandteil.
• Aufbewahrungspflicht: Die Datei muss elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck der PDF-Darstellung reicht für das Finanzamt nicht aus; der digitale Datensatz (PDF + XML) ist revisionssicher zu speichern.
• Identität: PDF und XML müssen inhaltlich identisch sein. Im Zweifel oder bei Unstimmigkeiten zählt der strukturierte XML-Inhalt.

ZUGFeRD Profile

Eine ZugFERD-Datei kann in verschiedenen Profilen erstellt werden, die sich im Grad der Strukturierung und im Anwendungszweck unterscheiden. Das Profil MINIMUM enthält nur die grundlegenden Pflichtangaben und eignet sich vor allem für einfache Rechnungen ohne komplexe steuerliche oder handelsrechtliche Anforderungen. BASIC und BASIC WL (White Label) bieten zusätzliche strukturierte Informationen, etwa zu Positionen oder Steuern, bleiben jedoch bewusst schlank für standardisierte B2C- oder weniger komplexe B2B-Szenarien. Das Profil EN 16931 entspricht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und ist insbesondere für den öffentlichen Sektor und den europaweiten Austausch relevant. Darüber hinaus ermöglicht EXTENDED die Abbildung komplexer Geschäftsprozesse mit erweiterten Informationen, beispielsweise zu Lieferbedingungen, Referenzen oder projektspezifischen Details. 

BASIC WL

BASIC WL (White Label) entspricht inhaltlich weitgehend BASIC, ist jedoch speziell für Massenszenarien mit geringem Informationsbedarf konzipiert. Es erlaubt eine noch stärker reduzierte, praxisorientierte Nutzung, bei der viele komplexere Angaben bewusst nicht vorgesehen sind. Der Fokus liegt hier auf hoher Automatisierbarkeit und breiter Einsetzbarkeit in standardisierten Abrechnungsprozessen.

Wichtig zu beachten ist:  Es ist eine vereinfachte Variante, die jedoch die Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne der europäischen Norm nicht erfüllt.

XRechnung

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Technisch ist XRechnung eine rein strukturierte XML-Datei (also nicht „ein PDF per E-Mail“), die EN-16931-Norm-konform ist. In der Praxis kommt XRechnung in zwei Syntaxvarianten vor (UBL oder UN/CEFACT CII), inhaltlich ist sie aber auf interoperable, automatische Verarbeitung ausgerichtet. Wer also Rechnungen an Behörden stellt, sollte sich an den jeweils geforderten XRechnung-Vorgaben und Versionen orientieren, weil Portale und Prüfsysteme Rechnungen sonst ablehnen können und sich Zahlungen verzögern.

EN16931

Der Begriff EN 16931 wird leider in zweifacher Hinsicht verwendet. Zum einen beschreibt er die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Zum anderen ist aber auch gleichzeitig ein Profilname für die ZUGFeRD-Rechnung. Dies kann also eine Quelle für Verwirrung sein. 

Wichtig zu beachten ist, dass nur ZUGFeRD-Rechnungen in den Profilen „Basic“, „EN16931“ (hier wieder die doppelte Bedeutung), „EXTENDED“ und XRechnung zu E-Rechnungen nach der Norm EN16931 führen.

Weiterführende Links / Quellen:

– EN 16931 (Übersicht): https://e-standard.eu/en/standard/273801
– KoSIT / XRechnung-Umfeld (Visualisierung, Hintergrund): https://github.com/itplr-kosit/xrechnung-visualization
– FeRD (ZUGFeRD / Factur-X, Standards & Downloads): https://www.ferd-net.de/en/standards/zugferd/factur-x
– Profil-Erklärung (BASIC / BASIC WL, praxisnahes Glossar): https://manual.es2000.de/eserp/150/en-us/content/glossar/zugferd_profile.htm

Rechnungstypen

Ein Kernpunkt sind Rechnungen mit verschiedenen Rechnungstypen (Business Term 3). Damit lassen sich unterschiedliche Geschäftsfälle klarer abbilden, ohne Workarounds oder manuelle Umbenennungen im Dokument. Durch ein Popup, das über das Fragezeichensymbol aufrufbar ist, gibt es zudem weitere Erklärungen dazu, wie insbesondere Gutschriften bzw. negative Rechnungen je nach Kontext erstellt werden sollten.

XRechnung

XRechnungen können nun explizit erzeugt werden. Das ist vor allem relevant, wenn Sie für öffentliche Auftraggeber arbeiten (B2G), denn dort ist die strukturierte E-Rechnung mitlerweile Pflicht. Wenn also Ihre Kunden XRechnung verlangen, müssen Sie nicht mehr auf externe Umwege ausweichen, sondern können den Prozess direkt abbilden.

Weitere Neuerungen

Zu den weiteren Neuerungen gehört, dass Rechnungen nun im CSV-Format exportiert werden können. Der CSV-Export beinhaltet dabei wirklich alle Daten der Rechnung, so dass nachgelagerte Use Cases von EÜR bis Verkaufsartikelanalysen durchgeführt werden können. Außerdem gehört jetzt das Email-Feld auf Käuferseite dazu, was insbesondere bei XRechnungen wichtig ist. Last-but-not-least wurde das Dark-Theme vervollständigt, so dass Nutzer, die eher in den Abendstunden arbeiten, nun eine etwas augenschonendere Oberfläche am Abend aktivieren können.