Variablen in Rechnungsvorlagen einsetzen

Die Templatesprache funktioniert standardmässig mit Platzhaltern in geschweiften Klammern.

Beim Generieren der Rechnung ersetzt die Software diese Variablen automatisch mit den passenden Daten.

Damit das Befüllen der Rechnungsvorlage effizient ablaufen kann, kann man innerhalb des Programms über die Einstellungen auf der Rechnungsseite die Schlüsselwörter zu den Feldern sichtbar machen. Ein Klick auf das Schlüsselwort führt dazu, dass das Wort mit der korrekten Platzhalterformatierung in die Zwischenablage kopiert wird, so dass man es von da aus in der Word-Vorlage gleich einfügen kann:

Datumsformat richtig darstellen (fdate)

Mit Hilfe der Funktion fdate() lässt sich das Datum mit führenden Nullen darstellen:

Beispiel:

{fdate(rdatum)} für 13.6.2026 wird zu 13.06.2026

Internationale Datumsformate

Die Funktion unterstützt auch lokalisierte Datumsformate.

Beispiel:

{fdate(rdatum, 'de-DE')}    // 13.06.2026
{fdate(rdatum, 'fr-FR')}    // 13/06/2026

Dadurch passt sich die Darstellung automatisch an landesspezifische Konventionen an.

Geldbeträge korrekt formatieren (fnum)

Geldbeträge können mit der Funktion fnum() dargestellt werden, durch die Tausendertrenner und Dezimalstellen für Cent-Beträge korrekt formatiert werden.

Beispiel:

{fnum(totalbrutto)} €

Das Ergebnis wird automatisch korrekt formatiert:

1.250,00 €

Auch hier lässt sich optional ein Locale-Code verwenden, um die Beträge an länderspezifische Darstellungsweisen anzupassen.

{fnum(totalbrutto, 'de-DE')}
{fnum(totalbrutto, 'en-US')}

Damit ändern sich automatisch:

• Dezimaltrennzeichen
• Tausendertrennzeichen

Rechnungspositionen automatisch erzeugen

Listen, insbesondere für Rechnungspositionen und für Abschläge, können dynamisch erzeugt

Im Template wird dafür eine Schleife verwendet:

{FOR p in positions}

{$p.anr}
{$p.aname}
{$p.amenge}
{fnum($p.anetto)} €
{fnum($p.asum)} €

{END-FOR p}

Dadurch werden alle Rechnungspositionen automatisch eingefügt. Wird der innere Teil der Schleife in einer Tabellenzeile benutzt, so wird diese Tabellenzeile automatisch wiederholt.

Und so sieht die Schleife für Abschläge aus.

{FOR a in abschlaege}

{$a.abgrund}: {fnum($a.abbetrag)} €

{END-FOR a}

Dadurch erscheinen diese Informationen nur dann auf der Rechnung, wenn sie tatsächlich vorhanden sind.

Eigene Logik mit JavaScript im Template

Innerhalb der Rechnungsvorlagen kann klassisches Javascript benutzt werden, um komplexere oder speziellere Anforderungen zu erfüllen. Da leider die geschweiften Klammern der Standardeinstellungen mit den geschweiften Klammern im Javascript-Kollidieren, ist daher zu empfehlen, dass zuerst die Markierungszeichen für die Platzhalter in RechnungFertig umgestellt werden. Das geht in den Einstellungen

Danach können zum Beispiel Javascript-Funktionen definiert werden:

+++! days = (a,b) =>{
const p=s=>{let[d,m,y]=s.split('.');return new Date(y,m-1,d, 0, 0, 0)};
return Math.ceil((p(b)-p(a))/86400000)
} ;---

Tage bis Fälligkeit: +++days(bt2,bt9)---

In der gerenderten Rechnung wird der Javascript-Code nicht angezeigt, aber die Funktionen können genutzt werden, um, wie oben gezeigt, die Differenz in Tagen zwischen zwei Datumsangaben zu berechnen. Im gerenderten Template erscheint dann zum Beispiel:

Tage bis Fälligkeit: 30

Dieses Code-Beispiel zeigt auch, dass das Datum in bt2 und bt9 bereits als gerenderter String in den Rechnungsvorlagen vorliegt in der Form D.M.YYYY und deshalb im Template erneut geparst und in ein Date-Objekt umgewandelt werden muss. Das liegt daran, dass ohne die Vorumwandlung des Datums-Objekt vor dem Rendervorgang weniger technisch versierte Nutzer sich standardmässig um die Konvertierung des Datums in ein String-Objekt kümmern müssten.

Nebenberuflich selbstständig zu sein, ist ein einfacher und vergleichsweise sicherer Weg, um Ideen und neue Arbeitsformen zu testen, ohne sich gleich verbindlich darauf festlegen zu müssen. Und das beste ist: In Deutschland ist das relativ unkompliziert möglich – wenn du strukturiert vorgehst.

1. Bevor du startest: Das solltest du klären

Arbeitsvertrag prüfen

Bevor du irgendetwas anmeldest:

• Gibt es eine Nebentätigkeitsklausel?
• Ist eine Genehmigung erforderlich?
• Besteht ein Wettbewerbsverbot?

In der Regel musst du deinen Arbeitgeber informieren. Verboten werden darf die Nebentätigkeit nur, wenn:

• sie in Konkurrenz steht
• deine Leistungsfähigkeit leidet
• gesetzliche Arbeitszeiten überschritten werden

Tipp: Informiere deinen Arbeitgeber schriftlich darüber, dass Du Dich nebenberuflich selbstständig machen willst – selbst wenn keine Genehmigungspflicht besteht

Ist deine Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich?

Das entscheidet über die Anmeldung:

Freiberuflich (z.B. Berater, Entwickler, Designer, Texter):
→ Keine Gewerbeanmeldung nötig
→ Direkt Anmeldung beim Finanzamt

Gewerblich (z.B. Handel, E-Commerce, Agentur, Handwerk):
→ Anmeldung beim Gewerbeamt erforderlich
→ Gewerbeamt informiert automatisch Finanzamt, IHK/HWK

Im Zweifel hilft ein kurzer Anruf beim Finanzamt oder der IHK.

Kleinunternehmer-Regelung prüfen (§19 UStG)

Als Nebenberufler ist die Kleinunternehmerregelung oft sinnvoll, um die Selbständigkeit anzutesten.

Voraussetzungen:

• Umsatz im Gründungsjahr voraussichtlich unter 25.000 €
• Im Folgejahr unter 100.000 €

Vorteile:

• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
• Weniger Bürokratie
• Keine monatlichen USt-Voranmeldungen

Nachteil:

• Kein Vorsteuerabzug

Für viele Nebenprojekte ist das der ideale Einstieg.

2. Vorbereitung: Was du vor der Anmeldung erledigen kannst

Name, Domain und E-Mail sichern

Wenn du nicht nur unter deinem eigenen Namen auftreten willst:

• Prüfe, ob der Name frei ist
• Sichere dir die passende Domain
• Richte eine professionelle E-Mail ein

Das kannst du alles vor der offiziellen Anmeldung machen.

Geschäftskonto (empfohlen)

Pflicht ist es nicht, aber dringend empfehlenswert:

• Saubere Trennung von privat und geschäftlich
• Einfachere Buchhaltung
• Professioneller Auftritt

Eröffnen kannst du es meist direkt nach der Gewerbeanmeldung.

3. Offiziell starten: Anmeldung & Behörden

Gewerbe anmelden (falls gewerblich)

Beim zuständigen Gewerbeamt deiner Stadt.

Kosten: ca. 20–60 €

Du brauchst:

• Personalausweis
• Beschreibung deiner Tätigkeit

Nach der Anmeldung informiert das Gewerbeamt automatisch:

• Finanzamt
• IHK / HWK
• Berufsgenossenschaft

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Nach der Gewerbeanmeldung erhältst du Post vom Finanzamt – oder du gehst direkt über ELSTER.

Dort gibst du an:

• Ob du Kleinunternehmer bist
• Geschätzten Umsatz & Gewinn
• Bankverbindung
• Tätigkeitsbeschreibung

Danach erhältst du deine Steuernummer für die Selbstständigkeit.

Krankenversicherung informieren

Als Angestellter bleibst du normal versichert.

Aber:

• Nebeneinkünfte müssen gemeldet werden
• Deine Selbstständigkeit darf nicht „hauptberuflich“ werden

Faustregel:

• Unter 20 Stunden pro Woche
• Einkommen deutlich unter deinem Angestelltengehalt

Rentenversicherung prüfen

Bestimmte Tätigkeiten sind rentenversicherungspflichtig (z.B. Lehrer, Coaches mit nur einem Auftraggeber).

Im Zweifel Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen.

4. Geschäftsbetrieb sauber aufsetzen

Rechnungen korrekt schreiben

Als Kleinunternehmer muss auf deiner Rechnung stehen:

• Dein Name & Anschrift
• Kundenanschrift
• Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung
• Leistungsdatum
• Steuernummer
• Hinweis:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Im B2B- und B2G-Bereich wird die E-Rechnung zur Pflicht. Mehr Informationen zur Rechnungsausstellung für Kleinunternehmer finden sich hier und zu den Anforderungen im B2B- und B2G-Bereich hier.

Buchhaltung organisieren

Als nebenberuflicher Kleinunternehmer reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Du musst:

• Einnahmen dokumentieren
• Ausgaben sammeln
• Belege 10 Jahre aufbewahren

Website rechtssicher machen

Auch wenn Du Dich „nur“ nebenberuflich selbstständig machst, benötigst Du bestimmte Pflichtangaben auf der Webseite:

• Impressum
• Datenschutzerklärung
• Cookie-Banner (bei Tracking)
• ggf. AGB

5. Jahresende: Steuerpflichten

Du musst einreichen:

• Einkommensteuererklärung
• Anlage G (bei Gewerbe)
• Anlage EÜR
• ggf. Umsatzsteuererklärung

Gewerbesteuer fällt erst ab 24.500 € Gewinn an.

Der typische Ablauf in der Praxis

Für Angestellte sieht ein realistischer Start oft so aus:

1. Arbeitgeber informieren
2. Kleinunternehmer-Regelung wählen
3. Geschäftskonto eröffnen
4. Gewerbe anmelden
5. Steuerliche Erfassung erledigen
6. Krankenversicherung informieren
7. Website & Rechnungsstruktur aufsetzen

Jetzt kannst Du nebenberuflich selbstständig durchstarten und Kunden gewinnen

Fazit: Nebenberuflich selbstständig zu starten ist einfacher als gedacht

Als Angestellter hast du einen großen Vorteil:

Du trägst kein existenzielles Risiko.

Genau deshalb ist die nebenberufliche Selbstständigkeit der ideale Weg, um:

• eine Idee zu testen
• finanzielle Freiheit aufzubauen
• langfristig unabhängiger zu werden

Mit einer klaren Struktur ist der bürokratische Teil gut beherrschbar.

Für die unmittelbar nächsten Schritte hier schonmal ein kleiner Überblick über die nächsten kleinen und großen Schritte. Rückmeldungen, Meinungen und weitere Ideen bitte immer gerne an martin.pyka@rechnungfertig.de

Updates erleichtern

Ich habe ja bislang bewußt auf Installer verzichtet und alles als „fertiges Paket“ in Form einer ZIP-Datei bereit gestellt. Nun ist es aber so, dass wenn die Datenbank, Templates und fertigen Rechnungen auch alle in dem gleichen Ordner liegen, wie das Programm selbst, dass dann der Update-Prozess auf eine neue Version unnötig mühselig ist. Insofern plane ich hier zwei Verbesserungen:

• Update-Button, über den sich die Daten aus der vorherigen Version leicht in die nächste übernehmen lassen. Dadurch reicht dann ein Button-Klick, um alle relevanten Daten in den neuen Ordner zu ziehen. Man muss nichts mehr händisch machen
• Konfigurierbare Pfade für Datenbank, Templates und Rechnungen: das ist ein vielfacher Wunsch, den ich vernommen habe und dem ich gerne nachkomme. Alle userbezogenen Daten liegen an vom User gewählten Orten zentral. Alle neuen Versionen von RechnungFertig können auf die gleichen Orte zugreifen und man muss nichts mehr rüberkopieren

Rechnungsdatei-Verwaltung

Ein anderes Thema, das immer wieder genannt wurde ist die Frage: was passiert mit den erstellten ZUGFeRD-Rechnungen? Aktuell werden sie im output-Ordner abgelegt und zum Download angeboten. Zukünftig soll sowohl der Ausgabeordner konfigurierbar sein (siehe „Updates erleichtern“) als auch der Zielordner für den „Download“. Hier prüfe ich auch die Option, ob sich zuverlässig mit Hilfe des Standardemailprogramms eine Email mit automatischem Dateianhang erstellen lässt.

Templating verbessern

Der Wunsch, das Datumsformat und Tausendertrenner kontrollieren zu können, führte mich zu der Erkenntnis, dass sich auf Grund der geschweiften Klammern {} für Platzhalter sich aktuell Javascript-Code nicht so gut im Template verbauen lässt. Daher sind für die nächste Version folgende Ergänzungen geplant:

• für Standardwünsche, wie Datumsformat, Tausendertrenner etc. wird es vorgefertige Funktionen geben, die RechnungFertig direkt bereithält
• der User kann die Platzhalter-Delimiter von {} in etwas anders umkonfigurieren, so dass danach die geschweiften Klammern auch für Javascript-Code innerhalb des Templates genutzt werden können
• Custom-Felder bekommen ein Textfeld, um auch mit Zeilenumbrüchen arbeiten zu können
• Im Zuge dieser Arbeiten werden die Word-Templates um ein paar optische Fehler korrigiert

Import/Export für alles

Rechnungsdaten können jetzt schon exportiert werden. In der nächsten Version wird man auch Kunden- und Artikeldaten als CSV importieren und exportieren können. Man kommt zwar schon jetzt über die SQLite-Datenbank gut an alles dran, aber dieser Zugang ist eher für technisch orientierte User geeignet. Über den CSV-Import/Export können auch weniger technisch orientierte Nutzer ihre Daten nach RechnungFertig bringen bzw. aus RechnungFertig herausholen, wenn Sie zum Beispiel irgendwann auf eine andere Software umsteigen möchten.

Mehr Felder

Die Aufschlüsselung der Kontaktinformationen für Kunden ist noch nicht ganz so ausführlich, wie man es vielleicht von anderen Programmen gewohnt ist. Hier wird es weitere Optionen geben. Aktuell evaluiere ich, wie sich die UI dafür so gestalten lässt, dass sie ihre Leichtgewichtigkeit möglichst behält.

Themen für 1.6

• Ein wiederkehrender Wunsch ist, Rechnungen mit Zuständen zu versehen, so dass sich deren Bezahlung leichter tracken lässt.
• Innergemeinschaftliche Steuerumkehrung für Waren und Güter (klassisches Reverse Charge ist ja jetzt schon drin)
• Positionsbezogener Steuerwert: aktuell wird ja ein Steuersatz auf alles angewendet, was für die Hauptzielgruppe dieser Software auch ausreicht. Hiermit soll die Option geschaffen werden, unterschiedliche Steuersätze für unterschiedliche Artikel angeben zu können
• Verbesserte Vorabvalidierung: aktuell hat RechnungFertig einen eigenen Sanity-Check. Hier ist der Plan, eine klassische Schemata-Validierung, wie sie auch von den öffentlichen Validatoren genutzt wird, zu integrieren, um umfassende Checks zu ermöglichen.
• Linux und MacOS-Versionen
• RechnungFertig als Webserver
• API für Automatisierung

ZUGFeRD und Factur-X

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das Menschen und Maschinen zugleich bedient. Es besteht aus einem PDF/A-3 (lesbar wie eine „normale“ Rechnung) und einem eingebetteten XML-Datensatz (maschinenlesbar). Dadurch kann der Empfänger die Rechnung notfalls einfach als PDF öffnen, während Buchhaltungssoftware parallel die strukturierten Daten automatisch ausliest. Factur-X ist eng damit verwandt: Im Kern ist Factur-X die französische Bezeichnung des deutsch-französisch harmonisierten Standards und technisch kompatibel zu ZUGFeRD (gleiche Grundidee: PDF/A-3 plus eingebettetes XML, ausgerichtet an EN 16931).

Für grenzüberschreitende Arbeit ist das meist weniger ein Technikthema als ein „Label-Thema“ in Kommunikation und Kundenanforderungen. Allerdings muss beachtet werden, dass manche französische Abrechnungssysteme andere Konventionen bei der Darstellung von Gutschriften oder Storno haben, als Deutsche Systeme. Technisch sind also ZUGFeRD und Factur-X das gleiche, deren Anwendung in den jeweiligen Ländern kann aber semantisch zu Unterschieden führen.

Obwohl eine ZUGFeRD-Rechnung aus einer PDF-Datei (für den Menschen lesbar) und einer eingebetteten XML-Datei (für die Maschine lesbar) besteht, gilt Folgendes:

• Rechtsgültigkeit: Die eingebettete XML-Datei (nach EU-Norm EN 16931) ist der rechtlich verbindliche Rechnungsbestandteil.
• Aufbewahrungspflicht: Die Datei muss elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck der PDF-Darstellung reicht für das Finanzamt nicht aus; der digitale Datensatz (PDF + XML) ist revisionssicher zu speichern.
• Identität: PDF und XML müssen inhaltlich identisch sein. Im Zweifel oder bei Unstimmigkeiten zählt der strukturierte XML-Inhalt.

ZUGFeRD Profile

Eine ZugFERD-Datei kann in verschiedenen Profilen erstellt werden, die sich im Grad der Strukturierung und im Anwendungszweck unterscheiden. Das Profil MINIMUM enthält nur die grundlegenden Pflichtangaben und eignet sich vor allem für einfache Rechnungen ohne komplexe steuerliche oder handelsrechtliche Anforderungen. BASIC und BASIC WL (White Label) bieten zusätzliche strukturierte Informationen, etwa zu Positionen oder Steuern, bleiben jedoch bewusst schlank für standardisierte B2C- oder weniger komplexe B2B-Szenarien. Das Profil EN 16931 entspricht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und ist insbesondere für den öffentlichen Sektor und den europaweiten Austausch relevant. Darüber hinaus ermöglicht EXTENDED die Abbildung komplexer Geschäftsprozesse mit erweiterten Informationen, beispielsweise zu Lieferbedingungen, Referenzen oder projektspezifischen Details. 

BASIC WL

BASIC WL (White Label) entspricht inhaltlich weitgehend BASIC, ist jedoch speziell für Massenszenarien mit geringem Informationsbedarf konzipiert. Es erlaubt eine noch stärker reduzierte, praxisorientierte Nutzung, bei der viele komplexere Angaben bewusst nicht vorgesehen sind. Der Fokus liegt hier auf hoher Automatisierbarkeit und breiter Einsetzbarkeit in standardisierten Abrechnungsprozessen.

Wichtig zu beachten ist:  Es ist eine vereinfachte Variante, die jedoch die Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne der europäischen Norm nicht erfüllt.

XRechnung

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Technisch ist XRechnung eine rein strukturierte XML-Datei (also nicht „ein PDF per E-Mail“), die EN-16931-Norm-konform ist. In der Praxis kommt XRechnung in zwei Syntaxvarianten vor (UBL oder UN/CEFACT CII), inhaltlich ist sie aber auf interoperable, automatische Verarbeitung ausgerichtet. Wer also Rechnungen an Behörden stellt, sollte sich an den jeweils geforderten XRechnung-Vorgaben und Versionen orientieren, weil Portale und Prüfsysteme Rechnungen sonst ablehnen können und sich Zahlungen verzögern.

EN16931

Der Begriff EN 16931 wird leider in zweifacher Hinsicht verwendet. Zum einen beschreibt er die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Zum anderen ist aber auch gleichzeitig ein Profilname für die ZUGFeRD-Rechnung. Dies kann also eine Quelle für Verwirrung sein. 

Wichtig zu beachten ist, dass nur ZUGFeRD-Rechnungen in den Profilen „Basic“, „EN16931“ (hier wieder die doppelte Bedeutung), „EXTENDED“ und XRechnung zu E-Rechnungen nach der Norm EN16931 führen.

Weiterführende Links / Quellen:

– EN 16931 (Übersicht): https://e-standard.eu/en/standard/273801
– KoSIT / XRechnung-Umfeld (Visualisierung, Hintergrund): https://github.com/itplr-kosit/xrechnung-visualization
– FeRD (ZUGFeRD / Factur-X, Standards & Downloads): https://www.ferd-net.de/en/standards/zugferd/factur-x
– Profil-Erklärung (BASIC / BASIC WL, praxisnahes Glossar): https://manual.es2000.de/eserp/150/en-us/content/glossar/zugferd_profile.htm

Rechnungstypen

Ein Kernpunkt sind Rechnungen mit verschiedenen Rechnungstypen (Business Term 3). Damit lassen sich unterschiedliche Geschäftsfälle klarer abbilden, ohne Workarounds oder manuelle Umbenennungen im Dokument. Durch ein Popup, das über das Fragezeichensymbol aufrufbar ist, gibt es zudem weitere Erklärungen dazu, wie insbesondere Gutschriften bzw. negative Rechnungen je nach Kontext erstellt werden sollten.

XRechnung

XRechnungen können nun explizit erzeugt werden. Das ist vor allem relevant, wenn Sie für öffentliche Auftraggeber arbeiten (B2G), denn dort ist die strukturierte E-Rechnung mitlerweile Pflicht. Wenn also Ihre Kunden XRechnung verlangen, müssen Sie nicht mehr auf externe Umwege ausweichen, sondern können den Prozess direkt abbilden.

Weitere Neuerungen

Zu den weiteren Neuerungen gehört, dass Rechnungen nun im CSV-Format exportiert werden können. Der CSV-Export beinhaltet dabei wirklich alle Daten der Rechnung, so dass nachgelagerte Use Cases von EÜR bis Verkaufsartikelanalysen durchgeführt werden können. Außerdem gehört jetzt das Email-Feld auf Käuferseite dazu, was insbesondere bei XRechnungen wichtig ist. Last-but-not-least wurde das Dark-Theme vervollständigt, so dass Nutzer, die eher in den Abendstunden arbeiten, nun eine etwas augenschonendere Oberfläche am Abend aktivieren können.

Der entscheidende ZUGFeRD-Punkt wird oft unterschätzt: Das „schöne“ PDF ist nur die Sicht für Menschen – maßgeblich für die E-Rechnung ist der strukturierte XML-Teil. Das BMF stellt klar, dass umsatzsteuerliche Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sein müssen. Heißt für Kleinunternehmer: Auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, darf deine Rechnung nicht „irgendwie abgespeckt“ sein. Ein Klassiker ist: Im PDF steht korrekt „§ 19“, aber im XML fehlen Pflichtfelder oder es stehen noch 19 % drin, weil die Software ein Standard-Steuerprofil gezogen hat. Ergebnis: Der Empfänger kann nicht automatisiert buchen – und du hast unnötigen Aufwand.

Ein häufiger Irrtum lautet: „Als Kleinunternehmer muss ich keinen Steuersatz angeben, also kann ich Umsatzsteuer komplett ignorieren.“ Richtig ist: Du stellst ohne Umsatzsteuerausweis in Rechnung, aber der Grund muss erkennbar sein – der Kleinunternehmer-Hinweis gehört sauber auf die Rechnung. Seit 01.01.2025 werden die Anforderungen für Kleinunternehmer-Rechnungen zudem praktisch über die Sonderregel § 34a UStDV greifbarer, weshalb sich ein eigenes Template lohnt (statt eine „normale USt-Rechnung“ nur auf 0 zu setzen). Für deine Vorlagen bedeutet das: Im PDF keine USt-Beträge und keine Prozent-Steuersätze anzeigen, aber den §-19-Hinweis klar platzieren (z. B. im Fußbereich oder unter der Summenzeile).

Damit es in ZUGFeRD wirklich „wasserdicht“ ist, musst du den Hinweis zweigleisig denken: sichtbar im PDF und konsistent im XML. Im PDF haben sich kurze, eindeutige Formulierungen bewährt, z.B.:
– „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
– „Rechnungsstellung ohne Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.“
Optional (gerade bei B2B hilfreich, um Rückfragen zu vermeiden): „Ein Vorsteuerabzug ist aus dieser Rechnung nicht möglich.“
Im XML wiederum darfst du die Umsatzsteuerlogik nicht „leer lassen“ oder widersprüchlich befüllen: Typische Implementierungen arbeiten mit 0-Werten (Steuerbetrag/Steuersatz) plus Befreiungs-/Begründungstext (Exemption Reason). Entscheidend ist weniger die Wortwahl, sondern dass PDF-Aussage und XML-Daten dasselbe sagen – und dein Export eine EN-16931-Validierung besteht.

Der wichtigste Anwendungsunterschied ist also das Einsatzszenario: B2G (Rechnung an Behörden/öffentliche Auftraggeber) ist der Bereich, in dem XRechnung in der Praxis verlangt wird – inklusive Pflichtangaben wie Leitweg-ID/Buyer Reference oder Bestellbezug, sonst wird die Rechnung schnell abgewiesen. Im B2B-Alltag (Agenturen, KMU, andere Selbständige) liessen sich XRechnungen theoretisch auch verwenden, aber ZUGFeRD ist hier eher die stressfreiere Lösung, weil sich Rechnungen intern leichter prüfen, weiterleiten und „auf Sicht“ freigeben lassen – und trotzdem bereits die strukturierten Daten für die Buchhaltung/ERP enthalten. Wichtig: Beide Formate können grundsätzlich EN 16931-konform sein, entscheidend ist also weniger „legal oder nicht“, sondern was Ihr Kunde akzeptiert und technisch verarbeitet.

Rechtlich hat sich der Druck seit 2025 klar erhöht (Stand 16.01.2026): Unternehmen müssen seit 01.01.2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, während es fürs Ausstellen im B2B-Bereich Übergangsregeln gibt. Praktisch heißt das für Freiberufler: Sie sollten spätestens jetzt in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu erzeugen – auch wenn Sie in der Übergangszeit ggf. noch mit klassischen PDFs arbeiten dürfen (oft aber nur mit Zustimmung des Empfängers). Spätestens wenn Kunden aktiv E-Rechnungen anfordern oder ihre Buchhaltung auf automatisierte Prozesse umstellt, wird ein „nur-PDF“-Workflow auf Dauer schwierig.

Die klassische Gutschrift (Typ 381) ist die richtige Wahl, wenn Sie dem Empfänger einen Betrag gutschreiben möchten (z.B. Rückerstattung, Bonus, Preisnachlass nachträglich, Kulanz), ohne zwingend eine bestehende Rechnung „zu stornieren“. Wichtig dabei: Die Gutschriftwirkung entsteht ausschließlich über den Dokumenttyp 381 – nicht dadurch, dass Sie Beträge negativ ausweisen. In der typischen ZUGFeRD/EN-16931-Umsetzung werden Positionswerte (Netto/Steuer/Brutto) ganz normal positiv befüllt, so wie bei einer normalen Rechnung. Das ist ein häufiger Stolperstein, weil manche Anwender intuitiv alles „ins Minus drehen“ – was dann je nach Empfängerprozess zu Rückfragen oder Ablehnungen führen kann.

Eine Negativrechnung (Typ 380) wird oft dann genutzt, wenn Sie technisch eine „normale Rechnung“ senden wollen, deren Gesamtbetrag negativ ist – zum Beispiel bei Schlussrechnungen nach Vorauszahlungen/Abschlägen oder in Verrechnungslogiken. In diesem Kontext ist also eine Negativrechnung eine ganz normale Rechnung, aber eben mit einem negativen Endergebnis. Die gängige Modellierung ist hier: Netto-Beträge bleiben positiv, aber die Menge wird negativ angegeben, sodass sich der negative Gesamtbetrag rechnerisch ergibt. Das kann funktionieren, ist aber in der Praxis sensibler, weil nicht jedes Portal oder jeder Workflow negative Endbeträge in einer „normalen Rechnung“ gleich gut akzeptiert. Wenn Sie häufig an öffentliche Auftraggeber oder über streng validierende Kanäle schicken, ist diese Variante besonders sorgfältig zu testen.

Wenn Sie hingegen eine konkrete, bereits gestellte Rechnung stornieren oder korrigieren müssen, ist meist die Rechnungskorrektur (Typ 384) der sauberste Weg. Auch hier werden die Beträge in den Positionsfeldern typischerweise positiv geführt; die Korrekturwirkung wird häufig über negative Mengen (oder über die Differenzlogik, je nach Prozess) abgebildet. Der entscheidende Punkt bei 384 ist aber weniger „Vorzeichen-Tricks“, sondern die eindeutige Referenz auf das Original: Die zu korrigierende Rechnung muss im Dokument korrekt referenziert werden (Preceding Invoice Reference / BG-3), damit Empfänger-Systeme die Korrektur automatisiert zuordnen können und nicht „zwei unabhängige Dokumente“ sehen.

Als Merkhilfe für Ihren Arbeitsalltag: 381 verwenden, wenn Sie eine Gutschrift als solche ausstellen (Gutschriftwirkung über den Typcode, nicht über Minus-Beträge). 384 verwenden, wenn Sie eine bestimmte Rechnung stornieren/korrigieren (inkl. Referenz auf das Original). 380 negativ nur dann nutzen, wenn Ihr Prozess bewusst mit negativen Rechnungen arbeitet und Sie sicher sind, dass der Empfängerkanal das akzeptiert. Und noch ein Sprach-Fallstrick: Im deutschen Steuerkontext bedeutet „Gutschrift“ manchmal das Gutschriftsverfahren/Selbstfakturierung – das ist technisch ein eigener Typcode (häufig 389) und etwas anderes als eine „kaufmännische Gutschrift“ im Sinne von 381.

Weiterführende Links / Quellen

• ZUGFeRD-Spezifikation 2.4: „0_FACTUR-X 1.08 2025 12 04 DE.pdf“, 7.1.6 Umgang mit Gutschrift, S. 38f
• ZUGFeRD/Factur-X Spezifikation (GEFEG), Abschnitt zu Invoice type code (BT‑3) und Typcodes (380/381/384):
  https://portal3.gefeg.com/projectdata/invoice/deliverables/installed/publishingproject/zugferd%202.0.1%20-%20facturx%201.03/en%2016931%20%E2%80%93%20facturx%201.03%20%E2%80%93%20zugferd%202.0.1%20-%20comfort.scm/html/de/0213.htm
• FAQ E‑Rechnung Bund: Credits und Rechnungskorrekturen in EN 16931/XRechnung (Praxis- und Interpretationshinweise):
  https://e-rechnung-bund.de/en/faq/how-should-i-indicate-credits-and-invoice-corrections/

Zur Erinnerung: Seit 01.01.2025 wird die E‑Rechnung im inländischen B2B-Umfeld zum neuen Standard (mit Übergangsregelungen), und eine „E‑Rechnung“ ist eben nicht einfach nur ein PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format (z. B. XRechnung/XML oder ZUGFeRD mit eingebettetem XML), das automatisiert verarbeitet werden kann. Für die Aufbewahrung bedeutet das: Mindestens der strukturierte Teil muss im Original erhalten bleiben. Wenn Sie nur ein hübsches PDF ablegen, aber das XML fehlt oder wird nachträglich verändert, wird es im Zweifel kritisch. Deshalb sollte Ihr Workflow so aufgebaut sein, dass Sie mit RechnungFertig die E-Rechnungen generieren, die Sie danach konsequent ins Archiv überführen.

Eine Archivierungslösung dafür kann ein USB-WORM-Stick (Write Once, Read Many) sein: Er ist darauf ausgelegt, Dateien einmalig zu speichern. Danach sind sie nicht lösch- oder überschreibbar. Das ist für GoBD-relevante Anforderungen wie „Unveränderbarkeit“ ein großer Pluspunkt – und für kleine Betriebe attraktiv, weil keine Cloud nötig ist und keine laufenden Kosten entstehen. Der verlinkte Stick (16 GB) eignet sich für die Archivierung von E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD/Factur-X) und funktioniert unter Windows/Linux (aktuell leider nicht unter MacOS). Entscheidend: WORM ist ein starkes technisches Element – ersetzt aber nicht die organisatorischen Pflichten. In der Praxis funktioniert das Setup am besten mit einem festen Mini-Prozess: (1) Rechnung in RechnungFertig erstellen, (2) als E-Rechnung (XRechnung XML oder ZUGFeRD-PDF) speichern/exportieren, (3) vor dem Archivieren kurz validieren, ob die E-Rechnung technisch korrekt ist (damit Sie nicht fehlerhafte Dateien unveränderbar „einbetonieren“), und (4) dann ab auf den WORM-Stick – mit einem klaren Ablageschema. So erreichen Sie „Wiederauffindbarkeit“ auch ohne teures DMS, weil Sie über Ordnerstruktur und Dateinamen schnell suchen können.

Was Sie trotzdem einplanen müssen: GoBD-Konformität ist nicht nur Technik, sondern auch Nachvollziehbarkeit. Sie brauchen eine kurze Verfahrensdokumentation (für Kleinstbetriebe reichen oft wenige Seiten), in der steht: Wer erstellt Rechnungen? Welche Formate sind das „Original“? Wie werden Dateien benannt/abgelegt? Wie stellen Sie Vollständigkeit sicher (Checkliste „Rechnung erstellt → exportiert → validiert → archiviert“)? Und ganz wichtig: Ein WORM-Stick ist kein Backup. Wenn er verloren geht oder defekt ist, ist Ihr Archiv weg. Die pragmatische Lösung ist eine zweite, getrennt verwahrte Archivkopie nach festem Rhythmus (z. B. monatlich) – mit dem Ziel, dass auch diese Kopie die unveränderten Originale enthält und Sie im Notfall ausweichen können.

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Weiterführende Links / Quellen

• BMF FAQ zur E‑Rechnung (Definition, Aufbewahrung, Übergang): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• USB‑WORM‑Stick (Produktseite): https://erechnungs-validator.de/produkt/e-rechnung-archiv-usb-worm-stick-16gb/
• Hinweis-/Praxisartikel zur revisionssicheren Archivierung von E‑Rechnungen (Anbieter): https://erechnungs-validator.de/e-rechnungen-xrechnung-zugferdarchivieren-rechtssicher-revisionssicher-gesetzeskonform/
• Hintergrund zu XRechnung/ZUGFeRD in der Praxis (Einordnung strukturierter Daten): https://www.dr-weiss.com/eingangsrechnungsbearbeitung/tipps-zur-einfuehrung-xrechnung-und-zugferd-verarbeitung.html

Die für viele praktischste Neuerung: Unterpositionen (Sub‑Line Items) im Profil EXTENDED sind jetzt umsatzsteuerkonform abbildbar. Gerade in Handwerk, Bau, Agenturen, Sets/Bundles oder bei Leistungsaufteilungen war das bisher oft ein Medienbruch: In der PDF hübsch dargestellt, im strukturierten Teil bislang nicht möglich. Mit 2.4 bekommen Positionen/Unterpositionen eine klarere Logik, u. a. mit eindeutiger Kennzeichnung, ob etwas umsatzsteuerlich relevant ist. Das reduziert Interpretationsspielräume beim Empfänger – und damit Rückfragen, manuelles Nachbuchen und potenzielles Steuer-Chaos.

Technisch spannend (und für Software-Anbieter relevant, aber auch für dich als Anwender indirekt spürbar): ZUGFeRD 2.4 basiert jetzt auf UN/CEFACT CII D22B – bleibt dabei aber abwärtskompatibel zu D16B. UN/CEFACT CII D22B ist eine spezifische Version des internationalen Standards Cross Industry Invoice (CII), entwickelt von den Vereinten Nationen (UN/CEFACT), um elektronische Rechnungen branchenübergreifend und strukturiert (im XML-Format) auszutauschen, insbesondere als eine der beiden zulässigen Grammatiken für E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931. Es handelt sich um eine standardisierte „Sprache“ für den elektronischen Rechnungsverkehr, die maximale Datenintegrität gewährleistet.

Eine weitere Neuerung der neuen ZUGFeRD-Spezifikation ist: Die Validierung wurde neu sortiert. Alle fünf Profile haben jetzt eigene XSD- und Schematron-Artefakte, aktualisiert im Einklang mit EN 16931, und die Validierungsregeln wurden überarbeitet. Profilbezogen wird jetzt also klarer, was „gültig“ ist – gleichzeitig können Rechnungen, die früher „irgendwie durchgerutscht“ sind, plötzlich Fehler werfen.

Außerdem ist die internationale Schiene stärker denn je: Weil ZUGFeRD 2.4 = Factur‑X 1.08 ist und gemeinsam mit Frankreich (FNFE‑MPE) weiterentwickelt wird, wurden im Profil EXTENDED auch Elemente ergänzt, die die Interoperabilität mit der französischen B2B‑E‑Rechnungsverpflichtung unterstützen.

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Weiterführende Links / Quellen

FeRD / ZUGFeRD Community: Veröffentlichung ZUGFeRD 2.4 / Factur‑X 1.08 (04.12.2025) inkl. Inkrafttreten (15.01.2026) und Neuerungen: https://www.zugferd-community.net/de/blog/2025-12-05-ferd_veroeffentlicht_zugferd_2_4_factur-x_1_08