Neue Umsatzsteuerbefreiungsgründe

Auf vielfachen Wunsch hin wurden weitere Steuerbefreiungsgründe nach UstG §4 hinzugefügt. Diese Liste und auch die damit zugeordneten Steuerbefreiungs-Codes ist noch nicht vollständig. Hier ist geplant in den nächsten Releases nach und nach weitere Steuerbefreiungsgründe hinzuzufügen. Die Liste zeigt nun auch den Steuercode an, der ins ZUGFeRD-Dokument eingetragen wird, um den technisch orientierten Nutzern mehr Sicherheit darin zu geben, was in der XML-Datei steht.

Rechnungsstellung

Es kann jetzt der Rechnungstyp „Proforma“-Rechnung ausgewählt werden, um einen vorläufigen Beleg auszustellen, der den Wert der Ware oder Dienstleistung darstellt ohne eine echte Zahlungsaufforderung zu generieren.

Darüber hinaus erscheint bei der Auswahl einer Rechnungskorrektur nun ein weiteres Feld, in das die Referenz auf eine vorausgegangene Rechnung eingetragen werden kann.

Handhabung von Artikelpositionen

Bei der Auflistung der Artikelpositionen waren ein paar UI-Anpassungen längst überfällig. Zum einen befindet sich das „+“-Icon nun an jeder Zeile, so dass Artikel auch zwischen zwei vorhandenen Artikeln eingefügt werden können.

Zum anderen kann nun die automatische Nummerierung der Artikelpositionen aktiviert werden, wodurch die Positionsinformationen bei jeder Veränderung immer sauber durchnummeriert werden.

Das Positionsfeld ist aus technischer Sicht eine Zeichenkette, weshalb dort auch eintragungen in der Form „Pos001“ oder ähnlich möglich sind. Aber wer das nicht braucht, kann durch die automatische Durchnummerierung die kohärente Darstellung der Artikelpositionen RechnungFertig überlassen.

Im Zuge dieses Updates wurde auch das Verhalten entfernt, dass beim Duplizieren der Rechnung die Artikel alphabetisch nach Artikelpositionen sortiert wurden (also 1, 10, 11, 2, 3).

Copy&Paste-Support und GiroCode

Die Erstellung der Rechnungsvorlagen stellt für weniger technische User offenbar immer noch eine Hürde dar. Um hier etwas Abhilfe zu schaffen, gibt es bei aktivierten Schlüsselwörtern oder BT-Terms nun auch die Möglichkeit, den gesamten Schleifen/Tabellen-Abschnitt für Artikeltemplates auf einmal nach Word zu kopieren, womit man sich die „Programmierkenntnisse“ rund um die Artikel-Schleife sparen kann.

Darüber hinaus können jetzt EPC-QR-Codes (auch GiroCodes genannt) in das Word-Template hinzugefügt werden. Der beste Weg dafür ist es, in der Rechnungsvorlage eine Textbox anzulegen, in die das Schlüsselwort dafür eingetragen wird. Das Schlüsselwort erscheint, wenn man BT-Terms oder Schlüsselwörter auf sichtbar schaltet. Danach einfach eine neue Rechnung erzeugen und der QR-Code wird bei der Rechnungserstellung generiert und in der PDF abgebildet.

Die Größe und Auflösung des QR-Codes können in den Einstellungen angepasst werden.

RechnungFertig 1.9.0 herunterladen

• als Webserver zentral gehostet und im lokalen Netzwerk als Webseite aufgerufen werden kann
• über eine zentrale API besser für automatisierbare Abläufe genutzt werden kann (ggf. auch MCP-Support)
• für Linux und MacOS-Nutzer zur Verfügung steht

Diese größeren Ziele habe ich immer noch auf der Agenda, aber die letzten Monaten waren geprägt von einem starken Wachstum der Nutzerzahlen und der Anfragen nach Funktionen, die mich täglich erreichen. Hier sehe ich aktuell einen hohen Bedarf, essentielle funktionelle Features nachzuliefern, um verschiedene Randbedingungen in der Rechnungserstellung bewerkstelligen zu können und damit für einen umfangreicheren Support des ZUGFeRD-Formates zu sorgen, so dass Nutzer und Interessierte ihr Geschäfte mit der E-Rechnung erfolgreich durchführen können.

1.9.x

Grundsätzlich gilt: mit jeder Migration der Datenbank wird die zweite Stelle der Versionnummer hochgezählt. Mit rein funktionellen Updates nur die dritte Stelle der Version. Durch das Hinzufügen von Feld BT-25 (vorhergehende Rechnung) wird damit die nächste Version eine 1.9-Version werden. Für dieses Release sind unter anderem folgende Funktionen geplant.

• Korrekturrechnung mit Rechnungsreferenz
• Proforma-Rechnung
• Autonummerierung der Rechnungsposition
• QR-Code (GiroCode)
• Mehr Steuerbefreiungsgründe (Code „E“) neben Kleinunternehmer-Regelung

Weitere Versionen

Grundsätzlich werden sich mehr Standardeinstellungen gewünscht (z.B. für Artikel und Zahlungsbedingungen) und Standard-Abrechnungszeiträume (z.B. Monatsweise).

Des Weiteren ist die Angabe von mehr Zahlungsmethoden überfällig.

Außerdem plane ich noch mehr Vorab-Checks der E-Rechnung so zu integrieren, dass der Nutzer im Gegensatz zu den bekannten Rechnungsvalidatoren auch inhaltlich hilfreiche Informationen zu den Fehlern erhält.

Ausbau Automatisierung

Neben der Benutzeroberfläche bleibt es das Ziel, eine REST-Schnittstelle anzubieten, so dass sich RechnungFertig in eine eigene Automatisierung leichter integrieren lässt:

• als Webserver zentral gehostet und im lokalen Netzwerk als Webseite aufgerufen werden kann
• MCP-Support

Nebenbei laufen bereits erste Tests mit Linux. Damit ich aber neben einer Windows-Version auch zuverlässig eine Linux-Version ausliefern kann, muss ich die automatisierten Tests für verschiedene Linux-Distros ausbauen. MacOS wird erst kommen können, wenn der Linux-Build zuverlässig funktioniert.

„markant“ stellt zur Einführung der E-Rechnung ein eigenes Validierungstool bereit, das Lieferanten nutzen können, um den Prozess der E-Rechnungsstellung zu testen. Der folgende Artikel erklärt, wie mit Hilfe von RechnungFertig und den von markant.com zur Verfügung gestellten Informationen E-Rechnungen erzeugt werden können, die durch den Validierungsprozess von markant kommen und damit die speziellen Eigenheiten des Einzelhandels und dieser Plattform berücksichtigen.

Verkäuferdaten

Unter „Meine Daten“ müssen natürlich Name und Adressdaten des Verkäufers den Eingaben entsprechen, wie Sie bei markant selber eingetragen ist. Die GLN des Verkäufers wird dabei in das Feld „Eindeutige Kennung des Verkäufers (bt-29) eingetragen:

Käuferdaten

Bei den Käuferdaten werden Rechnungsanschrift und Lieferanschrift angegeben. Markant stellt Händlern eine Excel-Tabelle mit ihren Partnerdaten bereit, aus denen Adressdaten und andere Identifikationsdaten entnommen werden können. Für die Adresse, an die die Rechnung ausgestellt wird, ist es wichtig, dass die GLN, die in der Spalte RechnungsanschriftGLN aufgeführt wird, an folgenden Stellen eingetragen wird, damit die entsprechenden Felder der ZUGFeRD-Rechnung korrekt ausgefüllt sind.

Darüber hinaus kommt die Umsatzsteuer-ID aus der Spalte RechnungsanschriftUSTID in das Feld Umsatzsteuer-ID (bt-48) in RechnungFertig.

Bei der Lieferanschrift verhält es sich ähnlich. Hier muss ebenfalls die RechnungsanschriftGLN zum Namen des Empfängers passen:

Artikelpositionen

Für jeden Artikel, den Sie zum Kauf anbieten, sollten Sie eine GTIN von Ihrem Händler erhalten haben. Diese müssen Sie in das entsprechende Feld der Software eintragen. Dazu einfach über das Zahnrad das GTIN-Feld einschalten…

…und dort die entsprechende Nummer eintragen.

Fazit

Ich hoffe, dass Sie mit dieser Anleitung die erste Einstiegshürde nehmen können, um Ihre Rechnungen korrekt von markant validieren zu lassen. Das Validierungstool von markant gibt Ihnen detailliertes, wenn auch sehr technisches, Feedback zu den nicht korrekt ausgefüllten Feldern. In der Regel lassen sich in der Validierungs-PDF die Business Terms (bt-Nummern) identifizieren, die korrekt ausgefüllt werden müssen. Wenn Sie die bt-Nummern-Anzeige in RechnungFertig aktivieren, können Sie diese mit der Validierungs-PDF abgleichen und dadurch prüfen, in welchen Feldern ggf. noch Einstellungsbedarf besteht.

Hier eine kleine Übersicht über die größten Änderungen

Mehr Informationen zum Käufer

Um im visuellen Teil der ZUGFeRD-Rechnung leichter mit langen Firmennamen umgehen zu können, kann jetzt ein „offizieller“ Name, wie z.B. Friseursalon Gabi Musterfrau „Zum Barbershop“ in alternative Namensfelder aufgeteilt werden, um in der PDF so etwas auflisten zu können, wie:

Friseursalon „Zum Barbershop“
Inh. Friseurmeisterin Gabi Musterfrau

Die Namen haben eigene Keywords, die in der PDF verwendet werden können

Darüber hinaus kann ein gespeicherter Kunde nun eine Zeichenkette (Code) zugewiesen bekommen, die im Dateinamen der Rechnung verwendet werden kann.

Das, was hier mit {CC} codiert wird, wird dann bei der Rechnungserstellung durch die dem Kunden zugewiesene Zeichenkette ersetzt.

Neue Einstellungsmöglichkeiten

Das Einstellungsmenü wächst um weitere Optionen und bleibt dank eigener Seitenleiste hoffentlich trotzdem übersichtlich:

Eine häufig gewünschte Option war, dass sich Rechnungen automatisch in Unterordner pro Jahren und ggf. pro Monat einsortieren. Dies kann nun aktiviert werden.

Darüber hinaus lassen sich die Namen für Rechnungstypen und Länder individuell festlegen, so dass Nutzer nun selbst entscheiden können, ob in der PDF (nur im visuellen Teil der ZUGFeRD-Datei wohlgemerkt) „DE“ oder „Deutschland“ im Adressfeld angezeigt werden soll, wenn das Land für den Käufer mit angegeben wird.

Ansonsten kann nun die gesamte Seite zur Rechnungserstellung an die Bedürfnisse der unterschiedlichen Nutzer angepasst werden, da die Bereiche „Rechnungsdetails“, „Rechnungsempfänger“ und „Positionen“ ihre eigenen Einstellungen mitbringen.

So kann nun z.B. ein Einzelhändler GTINs und Mengeneinheiten standardmäßig anzeigen und ein Dienstleister z.B. artikelbezogene Zeiträume aktivieren.

In der Rechnungsübersicht können nun die Spalten eingestellte werden, die angezeigt werden sollen

PDF-Templates

Es ist nun möglich, dass die fertige Rechnung direkt im PDF-Viewer geöffnet wird. Außerdem sind die Standardtemplates nun um eine kleine Demonstration erweitert worden, wie eine „Wenn-Dann“-Logik aussehen kann, um z.B. die Überschrift für Abschläge nur dann anzuzeigen, wenn auch tatsächlich Abschläge vorhanden sind:

Validierung gegen ZUGFeRD 2.5.2

In den Standardtestabläufen wird nun gegen den Mustang Validator für ZUGFeRD 2.5.2 geprüft. Außerdem ist die Verwendung einzelner Business Terms und deren kontextbezogene Verwendung noch ein bisschen nachgeschärft worden. Insbesondere BT-72 (Lieferdatum) wird nun nicht mehr implizit aus dem Rechnungszeitraum inferiert, sondern kann bzw. muss nun explizit angegeben werden. Globale und positionsbezogene Rechnungszeiträume sind nun optional, was stärker der intendierten Verwendungsweise dieser Felder entspricht.

Mit der 1.7.1 ist nun endlich möglich, die Dateinamen der Rechnungsdateien per Template festzulegen:

Ähnlich wie beim Nummernkreis für die Rechnungsnummer kann man hier festlegen, welchen Namen die ZUGFeRD-Dateien haben sollen.

Dieses Update habe ich ebenfalls zum Anlass genommen das Einstellungsmenü aufzuräumen, damit es in Zukunft weiter wachsen kann.

Ein Untermenü hilft zu allgemeinen und rechnungsbezogenen Einstellungen zu springen, um dort die jeweiligen Einstellungen vorzunehmen.

Die zahlreichen Updates der letzten Monate haben dazu geführt, dass sich die UI mittlerweile doch recht stark von dem ersten Youtube-Video entfernt hat. Hier plane ich ein Update-Video zumachen, damit Video und Realität wieder stärker beieinander sind.

Wie gehts weiter?

Ansonsten erreicht mich Feedback dazu, dass sich die Konfiguration des Einheitenfeldes etwas sperrig anfühlt und einzelne Datumsangaben manchmal nicht korrekt übernommen werden, wenn sie händisch eingetippt werden. Diese und weitere Usability-Probleme werden in einem der nächsten kleineren Updates adressiert.

Positionsbezogene Steuersätze

Es ist nun endlich möglich, für jede Rechnungsposition einen eigenen Steuersatz zu definieren. Dadurch können Imker zum Beispiel ihren Honig für den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7% anbieten, aber in der gleichen Rechnung den Honigwein oder Met für 19%.

Alle in der Rechnung aufgeführten Positionen werden in der Gesamtkalkulation nach Steuersatz und Steuermodus (z.B. Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung) gruppiert zusammengefasst und die entsprechenden Steuersätze angewendet.

Diese Informationen finden selbstverständlich den Weg in den XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung, kann aber auch in der Wordvorlage angezeigt werden.

Neue Rechnungsvorlagen

Um den Einstieg in die Wordvorlagen-Templates noch einfacher zu gestalten, liegen ab sofort noch eine englische Vorlage und eine Word-Vorlage für positionsbezogene Steuersätze dem Programm bei. Dadurch können sich neue Nutzer direkt anschauen, wie Dezimaldarstellungen und Datumsangabe mit nach lokalen (z.B. englischen) Konventionen in der Word-Vorlage umgesetzt werden, oder wie die positionsbezogenen Steuersätze korrekt angezeigt werden.

Mengenangaben

Mengenangaben können ab jetzt in der Rechnung explizit angegeben werden:

Wird das entsprechende Schlüsselwort in der Wordvorlage verwendet, wird dort die Kurzversion der Einheit zur Darstellung gebracht. Möchte der Nutzer die Darstellung in der Word-Vorlage ändern, kann der Text mit Hilfe eines SQLite-Browser in der Tabelle UnitCodes editiert werden:

Für eine spätere Version ist geplant, dass das auch innerhalb der UI funktioniert.

Kleine Verbesserungen

• Kunden können nun per Knopfdruck dupliziert werden
• Duplikate von Kundendaten werden beim Speichern aus Rechnungs-UI erkannt und dem Benutzer mitgeteilt
• Bundesländer können jetzt über ein Dropdown effizienter

Fazit

Zwei der drei angekündigten Funktionen für die 1.7er Version sind nun umgesetzt. Alternative Zahlungsarten werden dann mit Version 1.8 kommen. Das Backlog ist prall gefüllt mit vielen Convenience-Funktionen, z.B. Anpassung des Dateinamens für die Rechnungen, automatisches Öffnen bzw. Versenden der Rechnung etc. Das Ziel ist es nun, diese Komfort-Funktionen nachzuliefern, so dass Workflows noch schneller ablaufen können und damit Reibungsverluste vermieden werden.

Für Nutzer von RechnungFertig ist dabei vor allem wichtig:
RechnungFertig orientiert sich primär am Profil EN16931 der ZUGFeRD-Spezifikation. Dieses Profil bildet den gesetzlich relevanten Kern für elektronische Rechnungen ab. Viele der jetzt genannten Änderungen betreffen dagegen vor allem das umfangreichere Profil EXTENDED und sind deshalb für typische RechnungFertig-Anwendungsfälle meist nicht relevant.

Was sich mit ZUGFeRD 2.5 ändert

Die neue Version aktualisiert vor allem:

• Validierungsartefakte
• Codelisten
• Schematron- und XSD-Dateien
• die technische Basis auf UN/CEFACT CII D22B
• verschiedene Regeln und Elemente im Profil EXTENDED

Außerdem wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass leere XML-Elemente vermieden werden müssen. Wenn optionale Felder keinen Inhalt haben, sollen sie nicht leer in die XML-Datei geschrieben werden, sondern vollständig entfallen. Sonst kann bei der Prüfung die Meldung erscheinen:

„Document MUST not contain empty elements“

Das ist eine technische Validierungsregel und betrifft vor allem die korrekte Erzeugung der XML-Daten im Hintergrund.

Warum viele Änderungen für RechnungFertig-Nutzer kaum spürbar sind

Ein großer Teil der Neuerungen betrifft das Profil EXTENDED. Dort wurden unter anderem neue Angaben für Steuerbefreiungsgründe, Zahlungsinformationen, Zahlungen im Auftrag Dritter und bestimmte Referenz-Codelisten ergänzt.

Diese Erweiterungen sind vor allem für komplexere Geschäftsvorfälle, internationale Anforderungen und die Interoperabilität mit der französischen B2B-E-Rechnungspflicht gedacht.

Für typische RechnungFertig-Nutzer, die einfache, gesetzeskonforme Rechnungen schreiben möchten, ist das meist nicht entscheidend. RechnungFertig konzentriert sich auf den praktischen Kern: Rechnungen korrekt erstellen, E-Rechnungspflichten erfüllen und dabei einfach bedienbar bleiben.

Was bleibt wichtig

Für Nutzer zählt vor allem:

ZUGFeRD 2.5 ist rückwärtskompatibel.
Die neue Version ist technisch weiterentwickelt, bricht aber nicht grundsätzlich mit bisherigen Versionen.

Das Profil EN16931 bleibt der zentrale Orientierungspunkt.
Für die meisten gesetzeskonformen E-Rechnungen ist nicht das maximal umfangreiche EXTENDED-Profil entscheidend, sondern die saubere Umsetzung der EN16931-Anforderungen.

Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bauen auf dieser Norm auf. Deshalb ist die neue Fassung EN 16931-1:2026 auch für alle interessant, die sich mit der E-Rechnungspflicht beschäftigen – vom großen Unternehmen bis zum kleinen Einzelunternehmer.

Die gute Nachricht vorweg:
Für viele kleine Selbstständige, Freelancer und Einzelunternehmer dürfte sich durch die neue Norm im Alltag erst einmal wenig ändern. Die neue Fassung bringt vor allem mehr Klarheit und technische Erweiterungen für komplexere Geschäftsvorfälle. Wer nur wenige einfache Rechnungen im Monat schreibt, wird von dieser zusätzlichen Komplexität meist kaum direkt betroffen sein.

Was ist die EN 16931 überhaupt?

Die EN 16931 beschreibt das europäische Datenmodell für elektronische Rechnungen. Vereinfacht gesagt: Sie definiert, welche Pflichtangaben und Datenstrukturen eine elektronische Rechnung enthalten muss, damit sie europaweit verstanden und verarbeitet werden kann.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Angaben zu Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsbeschreibung
• Beträge, Steuersätze und Steuerbeträge
• Zahlungsinformationen
• Referenzen wie Bestellnummern oder Lieferangaben

Damit bildet die Norm die fachliche Grundlage für E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate sorgen dafür, dass Rechnungen nicht nur als PDF lesbar sind, sondern auch strukturierte Daten enthalten, die von Software automatisch verarbeitet werden können.

Was ist neu an der EN 16931-1:2026?

Die neue Version der Norm wurde erstmals seit 2017 umfassend überarbeitet. Ziel war es, die Norm näher an die Praxis heutiger Geschäftsprozesse anzupassen und sie gleichzeitig auf kommende europäische Anforderungen vorzubereiten.

Ein Schwerpunkt liegt auf der besseren Abbildung komplexerer B2B-Geschäftsvorfälle. Die neue Norm kann zum Beispiel differenzierter mit mehreren Bestellungen, mehreren Lieferungen oder verschiedenen Referenzen innerhalb einer Rechnung umgehen. Auch Zahlungsbedingungen, Rollen der beteiligten Parteien und Identifikatoren wurden präziser beschrieben.

Für größere Unternehmen, Lieferketten, öffentliche Auftraggeber oder Branchen mit komplexen Rechnungsprozessen ist das wichtig. Dort kommt es häufig vor, dass eine Rechnung mehrere Vorgänge zusammenfasst oder viele Referenzen enthalten muss.

Weniger Interpretationsspielraum, bessere Verarbeitung

Ein weiteres Ziel der neuen Norm ist mehr Eindeutigkeit. Viele Begriffe und sogenannte Business Terms wurden überarbeitet, genauer definiert oder technischer sauberer beschrieben.

Das ist vor allem für Softwareanbieter und größere Organisationen relevant. Je klarer die Regeln sind, desto geringer ist das Risiko, dass verschiedene Systeme dieselbe Rechnung unterschiedlich interpretieren.

Für die Praxis bedeutet das: E-Rechnungen sollen zuverlässiger verarbeitet werden können. Fehler durch unterschiedliche Auslegungen sollen seltener auftreten. Gerade bei automatisierten Prozessen ist das ein wichtiger Schritt.

Vorbereitung auf ViDA und digitale Umsatzsteuer-Meldungen

Die neue EN 16931-1:2026 bereitet außerdem auf kommende europäische Vorgaben wie ViDA vor. ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ und beschreibt europäische Pläne zur Digitalisierung der Umsatzsteuerprozesse.

Langfristig sollen elektronische Rechnungen nicht nur zwischen Unternehmen ausgetauscht werden, sondern auch eine Grundlage für digitale, transaktionsbasierte Steuer- und Umsatzsteuer-Meldungen bilden.

Die neue Norm enthält deshalb zusätzliche Datenpunkte und Strukturen, die künftig für solche Meldepflichten wichtig werden könnten. Die E-Rechnung wird damit zunehmend zu einem zentralen Baustein digitaler Steuerprozesse.

Fazit

Die neue EN 16931-1:2026 ist ein wichtiger Schritt für die europäische E-Rechnung. Sie macht das Datenmodell robuster, klarer und besser vorbereitet auf kommende digitale Meldepflichten. Für große Unternehmen und Softwarehersteller ist das eine relevante technische Weiterentwicklung.

Was bedeutet das für Einzelunternehmer und kleine Selbstständige? Für die meisten Nutzer von RechnungFertig sind die unmittelbaren Auswirkungen eher gering.

Warum Vereine Rechnungen ausstellen

Viele Vereine finanzieren sich durch Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse – Einnahmen, die steuerfrei sind. Daneben können sie aber auch Umsätze erwirtschaften, die eine ordnungsgemäße Rechnung erfordern. Dazu gehören zum Beispiel:

• Vermietung von Vereinsräumen oder Sportplätzen an Mitglieder und externe Unternehmen.
• Verkauf von Fanartikeln, Trikots oder Vereinschroniken.
• Teilnahmegebühren für Turniere, Konzerte oder Trainingskurse.
• Werbeflächen und Sponsoring wie Bandenwerbung bei Fußball‑ oder Schützenfesten, die mit dem vollen Umsatzsteuersatz abgerechnet werden müssen.

In den ersten drei steuerlichen Bereichen (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung und Zweckbetrieb) sind Einnahmen meist steuerfrei. Dagegen unterliegt der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb der Umsatzsteuer, sodass dort Rechnungen mit korrekter Mehrwertsteuer notwendig werden. Genau in diesem Bereich greift die neue E‑Rechnungspflicht.

Die E‑Rechnungspflicht für Vereine ab 2025

Deutschland setzt ab dem 1. Januar 2025 die EU‑Vorgaben zur elektronischen Rechnung (E‑Rechnung) um. Wirtschaftsvereine müssen ihre Rechnungen an Unternehmen oder Organisationen ab diesem Stichtag elektronisch im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen. Das bedeutet: Ein PDF per E‑Mail reicht künftig nicht mehr; die Rechnung muss maschinenlesbar sein. Privatpersonen und ehrenamtliche Mitglieder sind davon ausgenommen.

Es gelten Übergangsfristen: Vereine dürfen bis Ende 2026 weiter Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Darüber hinaus haben Vereine mit einem Umsatz unter 800 000 € (was wahrscheinlich die meisten betreffen wird ;-)) Zeit bis Ende  2027. Ab 2028 müssen alle Vereine, die im wirtschaftlichen Bereich tätig sind, E‑Rechnungen versenden. Unabhängig vom Umsatz müssen alle ab 2025 in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.

Für folgende Rechnungen gibt es keine E‑Rechnungspflicht:

• Rechnungen an Privatpersonen (Mitgliedsbeiträge, Spendenbescheinigungen).
• Umsatzsteuerfreie Umsätze wie Seminargebühren.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
• Geschäfte mit ausländischen Kunden.
• Vereine, die die Kleinunternehmerregelung (Umsatz bis 25 000 €/Jahr) anwenden.

Welche Vereine sind betroffen?

Die Pflicht betrifft insbesondere Vereine, die wirtschaftlich tätig sind, beispielsweise:

• Sportvereine, die Vereinsheime vermieten oder Werbeflächen für Sponsoren abrechnen
• Musikvereine und Chöre, die Konzertkarten oder Merchandise in größeren Stückzahlen verkaufen.
• Schachvereine mit Turniergebühren oder Kursangeboten für Mitglieder und Gäste.
• Schützenvereine, die Schießstände vermieten, Veranstaltungen ausrichten oder Gastronomie betreiben.

Warum eine E‑Rechnung?

E‑Rechnungen sind nicht nur gesetzliche Pflicht, sie bieten auch Vorteile:

• Automatische Verarbeitung: Die maschinenlesbare Struktur (XML) ermöglicht eine automatische Buchung und Archivierung.
• Zeitersparnis und weniger Fehler: Weder beim Empfänger noch beim Verein müssen Daten manuell erfasst werden.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Behörden können schneller prüfen, was Steuerbetrug erschwert.

Wie können Vereine die Umstellung meistern?

Die Umstellung erfordert geeignete Software. Für wenige Rechnungen lohnt sich jedoch häufig keine teure Cloud‑Lösung. Hier kann daher RechnungFertig eine Alternative sein:

• Einmal kaufen statt Abo: Für Vereine mit kleinem Budget fallen keine laufenden Kosten an.
• Lokale Speicherung ohne Cloud: Alle Daten bleiben auf dem Vereinsrechner bzw. in der eigenen Infrastruktur – ideal für Vereine, die Datenschutz schätzen.
• E‑Rechnung per XRechnung oder ZUGFeRD: RechnungFertig generiert strukturierte E‑Rechnungen gemäß geltenden Standards. Zusätzlich wird ein lesbares PDF produziert, sodass der Kassierer die Rechnung prüfen kann.
• Weiterverwendung von Word‑Vorlagen: Vereine können ihre bestehenden Word‑Rechnungsvorlagen weiterhin nutzen und automatisch mit Daten befüllen.
• Einfach und offline: Die Software ist intuitiv, funktioniert ohne Internet und eignet sich für wenige Rechnungen pro Monat

Fazit

Ab 2025 wird die elektronische Rechnung zur Pflicht für wirtschaftlich tätige Vereine. Übergangsfristen erleichtern den Einstieg, ab 2028 ist die elektronische Rechnung allerdings für alle Pflicht.

Weiterführende Links

• Deutsches Ehrenamt – Die vier steuerlichen Sphären im Verein
• FeRD (ZUGFeRD / Factur-X, Standards & Downloads): https://www.ferd-net.de/en/standards/zugferd/factur-x

Daher möchte ich mit diesem Artikel einen kurzen Überblick über die Roadmap der nächsten Versionen geben. Grundsätzlich gilt:

• alles was unter Version 1.x veröffentlich wird, ist in der einmal erworbenen Lizenz inbegriffen und kann damit als kostenloses Update betrachtet werden.
• die Entwicklung von 1.x Versionen ist bis Ende 2028 geplant (ab 2028 gilt die E-Rechnung für alle Beteiligten im B2B-Bereich)

Basierend auf den User- und Tester-Rückmeldungen sieht die aktuelle Roadmap für die kommenden Versionen folgendermaßen aus:

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Über alle Versionschritte hinaus ist geplant kontinuierlich

• Updates zur ZUGFeRD-Spezifikation zeitnah nachzuliefern
• Bugfixes als Versionsinkrement an dritter Stelle auszuliefern
• Komfortfunktionen in der Bedienung, getrieben durch Userfeedback zu implementieren.

1.7.x

Die 1.7.x wird zahlreiche funktionelle Lücken in der Rechnungserstellung schliessen, die für viele Berufsgruppen relevant sind. Mit Version 1.7 entwickelt sich RechnungFertig von der ersten „funktionell nutzbaren aber noch unvollständigen Version“ zu einer für viele unterschiedliche Berufsgruppen produktiv nutzbaren Software.

• Positionsbezogener Steuerwert:
  Dies ist ein längst überfälliges Feature, damit innerhalb einer Rechnung verschiedene Positionen ihre individuellen Umsatzsteuersätze erhalten können
• Zahlungsarten (Update vom 27.06.26: dieses Feature wurde auf Version 1.8 verschoben)
  Nutzer können auf ihrer Rechnung zwischen verschiedenen Zahlungsarten für die Rechnung wählen
• Einheiten für Artikelpositionen

Darüber hinaus wird nach mehr Feldern für Kundendaten gefragt und nach weiteren Komfortfunktionen rund um das Speichern der Rechnungen. Hierfür sind entsprechende Lösungen in Planung

1.8 und folgende

Ab der Version 1.8 und folgenden Versionen wird es verstärkt um Funktionen für weitere Benutzergruppen bzw. -typen gehen. So ist geplant, dass RechnungFertig

• als Webserver zentral gehostet und im lokalen Netzwerk als Webseite aufgerufen werden kann
• über eine zentrale API besser für automatisierbare Abläufe genutzt werden kann (ggf. auch MCP-Support)
• für Linux und MacOS-Nutzer zur Verfügung steht