Viele Selbständige, Kleinunternehmer und Nebenberufler wollen ihre Rechnungen heute gesetzeskonform abwickeln – aber bitte ohne dauerhaftes Archiv-Abo. Genau dafür eignet sich ein schlankes Setup aus zwei klar getrennten Bausteinen: RechnungFertig zum Erstellen der Rechnungen und ein USB‑WORM‑Stick als revisionssichere Ablage. Das Prinzip dahinter ist simpel: Die Rechnungssoftware erzeugt die korrekten Dateien (im Idealfall E‑Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD), und das Archivmedium sorgt anschließend dafür, dass diese Dateien nicht mehr veränderbar gespeichert werden. So bleiben Sie flexibel (Software kann wechseln), während Ihr Archiv stabil und prüfungstauglich bleibt.

Zur Erinnerung: Seit 01.01.2025 wird die E‑Rechnung im inländischen B2B-Umfeld zum neuen Standard (mit Übergangsregelungen), und eine „E‑Rechnung“ ist eben nicht einfach nur ein PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format (z. B. XRechnung/XML oder ZUGFeRD mit eingebettetem XML), das automatisiert verarbeitet werden kann. Für die Aufbewahrung bedeutet das: Mindestens der strukturierte Teil muss im Original erhalten bleiben. Wenn Sie nur ein hübsches PDF ablegen, aber das XML fehlt oder wird nachträglich verändert, wird es im Zweifel kritisch. Deshalb sollte Ihr Workflow so aufgebaut sein, dass Sie mit RechnungFertig die E-Rechnungen generieren, die Sie danach konsequent ins Archiv überführen.

Eine Archivierungslösung dafür kann ein USB-WORM-Stick (Write Once, Read Many) sein: Er ist darauf ausgelegt, Dateien einmalig zu speichern. Danach sind sie nicht lösch- oder überschreibbar. Das ist für GoBD-relevante Anforderungen wie „Unveränderbarkeit“ ein großer Pluspunkt – und für kleine Betriebe attraktiv, weil keine Cloud nötig ist und keine laufenden Kosten entstehen. Der verlinkte Stick (16 GB) eignet sich für die Archivierung von E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD/Factur-X) und funktioniert unter Windows/Linux (aktuell leider nicht unter MacOS). Entscheidend: WORM ist ein starkes technisches Element – ersetzt aber nicht die organisatorischen Pflichten. In der Praxis funktioniert das Setup am besten mit einem festen Mini-Prozess: (1) Rechnung in RechnungFertig erstellen, (2) als E-Rechnung (XRechnung XML oder ZUGFeRD-PDF) speichern/exportieren, (3) vor dem Archivieren kurz validieren, ob die E-Rechnung technisch korrekt ist (damit Sie nicht fehlerhafte Dateien unveränderbar „einbetonieren“), und (4) dann ab auf den WORM-Stick – mit einem klaren Ablageschema. So erreichen Sie „Wiederauffindbarkeit“ auch ohne teures DMS, weil Sie über Ordnerstruktur und Dateinamen schnell suchen können.

Was Sie trotzdem einplanen müssen: GoBD-Konformität ist nicht nur Technik, sondern auch Nachvollziehbarkeit. Sie brauchen eine kurze Verfahrensdokumentation (für Kleinstbetriebe reichen oft wenige Seiten), in der steht: Wer erstellt Rechnungen? Welche Formate sind das „Original“? Wie werden Dateien benannt/abgelegt? Wie stellen Sie Vollständigkeit sicher (Checkliste „Rechnung erstellt → exportiert → validiert → archiviert“)? Und ganz wichtig: Ein WORM-Stick ist kein Backup. Wenn er verloren geht oder defekt ist, ist Ihr Archiv weg. Die pragmatische Lösung ist eine zweite, getrennt verwahrte Archivkopie nach festem Rhythmus (z. B. monatlich) – mit dem Ziel, dass auch diese Kopie die unveränderten Originale enthält und Sie im Notfall ausweichen können.

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Weiterführende Links / Quellen

• BMF FAQ zur E‑Rechnung (Definition, Aufbewahrung, Übergang): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• USB‑WORM‑Stick (Produktseite): https://erechnungs-validator.de/produkt/e-rechnung-archiv-usb-worm-stick-16gb/
• Hinweis-/Praxisartikel zur revisionssicheren Archivierung von E‑Rechnungen (Anbieter): https://erechnungs-validator.de/e-rechnungen-xrechnung-zugferdarchivieren-rechtssicher-revisionssicher-gesetzeskonform/
• Hintergrund zu XRechnung/ZUGFeRD in der Praxis (Einordnung strukturierter Daten): https://www.dr-weiss.com/eingangsrechnungsbearbeitung/tipps-zur-einfuehrung-xrechnung-und-zugferd-verarbeitung.html