Wer sich als Selbständiger oder Kleinunternehmer gerade mit der E-Rechnungspflicht und den neuen Abläufen beschäftigt, stolpert schnell über einen Begriffsdschungel: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung, EN 16931 sowie Profile wie BASIC und BASIC WL. Aber was bedeuten diese Begriffe? Hier folgt eine kleine Einordnung, bei der das Schaubild hoffentlich etwas Licht ins Dunkel bringen kann.

ZUGFeRD und Factur-X

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das Menschen und Maschinen zugleich bedient. Es besteht aus einem PDF/A-3 (lesbar wie eine „normale“ Rechnung) und einem eingebetteten XML-Datensatz (maschinenlesbar). Dadurch kann der Empfänger die Rechnung notfalls einfach als PDF öffnen, während Buchhaltungssoftware parallel die strukturierten Daten automatisch ausliest. Factur-X ist eng damit verwandt: Im Kern ist Factur-X die französische Bezeichnung des deutsch-französisch harmonisierten Standards und technisch kompatibel zu ZUGFeRD (gleiche Grundidee: PDF/A-3 plus eingebettetes XML, ausgerichtet an EN 16931).

Für grenzüberschreitende Arbeit ist das meist weniger ein Technikthema als ein „Label-Thema“ in Kommunikation und Kundenanforderungen. Allerdings muss beachtet werden, dass manche französische Abrechnungssysteme andere Konventionen bei der Darstellung von Gutschriften oder Storno haben, als Deutsche Systeme. Technisch sind also ZUGFeRD und Factur-X das gleiche, deren Anwendung in den jeweiligen Ländern kann aber semantisch zu Unterschieden führen.

Obwohl eine ZUGFeRD-Rechnung aus einer PDF-Datei (für den Menschen lesbar) und einer eingebetteten XML-Datei (für die Maschine lesbar) besteht, gilt Folgendes:

• Rechtsgültigkeit: Die eingebettete XML-Datei (nach EU-Norm EN 16931) ist der rechtlich verbindliche Rechnungsbestandteil.
• Aufbewahrungspflicht: Die Datei muss elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck der PDF-Darstellung reicht für das Finanzamt nicht aus; der digitale Datensatz (PDF + XML) ist revisionssicher zu speichern.
• Identität: PDF und XML müssen inhaltlich identisch sein. Im Zweifel oder bei Unstimmigkeiten zählt der strukturierte XML-Inhalt.

ZUGFeRD Profile

Eine ZugFERD-Datei kann in verschiedenen Profilen erstellt werden, die sich im Grad der Strukturierung und im Anwendungszweck unterscheiden. Das Profil MINIMUM enthält nur die grundlegenden Pflichtangaben und eignet sich vor allem für einfache Rechnungen ohne komplexe steuerliche oder handelsrechtliche Anforderungen. BASIC und BASIC WL (White Label) bieten zusätzliche strukturierte Informationen, etwa zu Positionen oder Steuern, bleiben jedoch bewusst schlank für standardisierte B2C- oder weniger komplexe B2B-Szenarien. Das Profil EN 16931 entspricht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und ist insbesondere für den öffentlichen Sektor und den europaweiten Austausch relevant. Darüber hinaus ermöglicht EXTENDED die Abbildung komplexer Geschäftsprozesse mit erweiterten Informationen, beispielsweise zu Lieferbedingungen, Referenzen oder projektspezifischen Details. 

BASIC WL

BASIC WL (White Label) entspricht inhaltlich weitgehend BASIC, ist jedoch speziell für Massenszenarien mit geringem Informationsbedarf konzipiert. Es erlaubt eine noch stärker reduzierte, praxisorientierte Nutzung, bei der viele komplexere Angaben bewusst nicht vorgesehen sind. Der Fokus liegt hier auf hoher Automatisierbarkeit und breiter Einsetzbarkeit in standardisierten Abrechnungsprozessen.

Wichtig zu beachten ist:  Es ist eine vereinfachte Variante, die jedoch die Anforderungen an eine E-Rechnung im Sinne der europäischen Norm nicht erfüllt.

XRechnung

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Technisch ist XRechnung eine rein strukturierte XML-Datei (also nicht „ein PDF per E-Mail“), die EN-16931-Norm-konform ist. In der Praxis kommt XRechnung in zwei Syntaxvarianten vor (UBL oder UN/CEFACT CII), inhaltlich ist sie aber auf interoperable, automatische Verarbeitung ausgerichtet. Wer also Rechnungen an Behörden stellt, sollte sich an den jeweils geforderten XRechnung-Vorgaben und Versionen orientieren, weil Portale und Prüfsysteme Rechnungen sonst ablehnen können und sich Zahlungen verzögern.

EN16931

Der Begriff EN 16931 wird leider in zweifacher Hinsicht verwendet. Zum einen beschreibt er die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Zum anderen ist aber auch gleichzeitig ein Profilname für die ZUGFeRD-Rechnung. Dies kann also eine Quelle für Verwirrung sein. 

Wichtig zu beachten ist, dass nur ZUGFeRD-Rechnungen in den Profilen „Basic“, „EN16931“ (hier wieder die doppelte Bedeutung), „EXTENDED“ und XRechnung zu E-Rechnungen nach der Norm EN16931 führen.

Weiterführende Links / Quellen:

– EN 16931 (Übersicht): https://e-standard.eu/en/standard/273801
– KoSIT / XRechnung-Umfeld (Visualisierung, Hintergrund): https://github.com/itplr-kosit/xrechnung-visualization
– FeRD (ZUGFeRD / Factur-X, Standards & Downloads): https://www.ferd-net.de/en/standards/zugferd/factur-x
– Profil-Erklärung (BASIC / BASIC WL, praxisnahes Glossar): https://manual.es2000.de/eserp/150/en-us/content/glossar/zugferd_profile.htm