Damit du als Solo‑Selbständige:r oder Kleinunternehmer:in nicht jeden Monat neu überlegen musst, was „jetzt wieder dran ist“, lohnt sich eine feste Steuer-Routine. Ziel ist: Belege und Konten sauber halten, Liquidität planen und Fristen (Finanzamt, Vorauszahlungen, ggf. Umsatzsteuer) sicher treffen. Wichtig zur Einordnung (Stand 01.01.2025): Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wurde angepasst. Als grobe Leitplanke gelten Vorjahresumsatz bis 25.000 EUR und im laufenden Jahr bis 100.000 EUR – mit neuen Details in der Mechanik ab 2025. Ob du Kleinunternehmer:in bist oder regelbesteuert arbeitest, ändert vor allem den USt‑Teil der Checkliste, nicht die Grundordnung.
Die 4 Schritte zur Steuer-Routine
Monatlich (Fix‑Routine, wenn gut aufgesetzt: 30–90 Minuten):
1) Belege konsequent einsammeln und digital ablegen (Foto/PDF) und direkt zuordnen (Kunde/Projekt, Kostenart, bezahlt/offen). Ein pragmatisches System ist „1 Ordner + Kategorien nach Bedarf“, z. B. Wareneinsatz, Telefon/Internet, Software, Bewirtung, Büro, Weiterbildung, Miete/Homeoffice, Versicherungen, Sonstiges.
2) Bank/Paypal/Kreditkarte abgleichen: unklare Buchungen klären (Gebühren, Privatentnahmen, Bewirtung), offene Posten checken (wer hat nicht bezahlt?).
3) Falls du eine Kasse führst: Kassensturz machen und Kassenbuch abgleichen – Kassenminus unbedingt vermeiden.
4) Ausgangsrechnungen prüfen: Pflichtangaben vollständig, Leistungsbeschreibung sauber, Datum korrekt. Wenn du Kleinunternehmer:in bist, keine Umsatzsteuer ausweisen und einen § 19‑Hinweis aufnehmen (Textbaustein: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“). Dies wird natürlich auch in RechnungFertig unterstützt.
Monatlich oder quartalsweise (je nach Status): Umsatzsteuer ist der große Unterschied zwischen Kleinunternehmer:in und Regelbesteuerung. Wenn du nicht unter § 19 UStG fällst (oder freiwillig regelbesteuert bist), musst du Umsatzsteuer‑Voranmeldungen abgeben: Frist ist grundsätzlich der 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (Zahlung ebenfalls bis dahin). Fällt der 10. auf Wochenende/Feiertag, verschiebt sich das auf den nächsten Werktag. Praktischer Hebel: die Dauerfristverlängerung bringt in der Regel einen Monat mehr Luft; bei monatlicher Abgabe ist dafür meist eine Sondervorauszahlung (1/11) einzuplanen. Wenn du Mitarbeiter hast, kommt ein eigener Payroll‑Kalender dazu (Lohnsteuer/Abgaben), den du getrennt von deiner Solo‑Routine pflegen solltest.
Quartalsweise (Steuerquartale): Prüfe, ob Einkommensteuer‑Vorauszahlungen festgesetzt sind und plane sie fix in deinen Cashflow ein. Die typischen Fälligkeiten sind 10.03., 10.06., 10.09. und 10.12. Wenn dein Gewinn deutlich abweicht (hoch oder runter), kann ein Antrag auf Anpassung sinnvoll sein – damit du Nachzahlungen vermeidest oder Liquidität zurückgewinnst. Gewerbesteuer‑Vorauszahlungen betreffen nur Gewerbebetriebe und nur, wenn sie festgesetzt wurden; hier sind die typischen Fälligkeiten 15.02., 15.05., 15.08. und 15.11. Als Routine: einmal pro Quartal 15 Minuten „Steuer-Cockpit“ (Rücklagenstand, offene Forderungen, nächste Fälligkeiten) spart oft Stress und Mahngebühren.
Jährlich (Jahresabschluss light, EÜR und Fristen): Zum Jahresende (oder direkt zu Jahresbeginn) kommt die „Aufräumrunde“: fehlende Belege nachfordern, private und betriebliche Anteile trennen (z. B. Telefon/Internet, Kfz, Homeoffice), Anlagenverzeichnis prüfen (Laptop, Kamera, Maschine: Zugang/Abgang, Abschreibung), offene Forderungen/Verbindlichkeiten durchsehen und ggf. Kasse zum 31.12. abschließen. Danach folgen je nach Fall die Steuererklärungen: Einkommensteuer, Anlage EÜR, ggf. Umsatzsteuer‑Jahreserklärung (bei Regelbesteuerung) und ggf. Gewerbesteuererklärung. Ohne steuerliche Beratung gilt als Grundregel für die Abgabe häufig der 31. Juli des Folgejahres (wenn dich das Finanzamt nicht früher individuell auffordert). Mit Steuerberater:in gelten in der Praxis oft längere Fristen, die je nach Steuerjahr politisch/administrativ abweichen können – deshalb immer auf das konkrete Steuerjahr achten.